|
|
|
|
|
角色與責任
|
訂定目標與挑選工作團隊 訂定目標 有效能的扶輪社會訂定目標，並找出達成目標的必要策略。身為扶輪社社長，你將在就職之前領導貴社針對扶輪社效能的每個要素訂定目標。務必鼓勵貴社社員參與項定目標的過程。 你的責任 ．瞭解有效目標的特性。 ．領導貴社社員利用『有效能扶輪社規劃指南』訂立目標。 ．確使訂定對貴社與社區有意義的目標。
有效目標的特性 扶輪社訂定的目標必須是 ．可分享的。目標應提供扶輪社員一個具體明白，可以集中努力的焦點。 ．可衡量的。目標應該高遠足以超越貴社過去所完成過的目標。 ．可達成的。好高騖遠的目標可能會導致挫敗。 ．有特定的時間。目標應有達成的截止日期或時間表。
訂定可達成的目標 貴社將訂定與社員、服務、扶輪基金會、及培養未來領導人相關的各種目標。你如何確定所訂定的目標能確實反映出貴社的能力與興趣？ ．將你的目標與貴社過去達成的目標相比較。 ．諮詢其他有經驗的社員。 ．徵求適當地區領導人的看法。
利用『有效能扶輪社規劃指南』 『有效能扶輪社規劃指南』是一項實用、重要的工具，可協助你與貴社領導人一起訂定與扶輪社效能的要素相關的目標。這份『有效能扶輪社規劃指南』也建議許多達成目標的常用方法，供扶輪社選擇。你在社長當選人訓練會中，將有機會使用『有效能扶輪社規劃指南』，在地區講習會中也有機會和其他扶輪社職員一起使用。你應填妥一份『有效能扶輪社規劃指南』，於7月1日之前送交地區總監。 在你社長任內，你可繼續使用『有效能扶輪社規劃指南』來協助衡量貴社達成目標的進度。在這一年間，你也可在助理總監與地區總監訪問貴社時，和他們一起檢討。
訂定行動計劃 訂定目標是確使貴社在你任期間能有效果與成功的第一步。身為社長，你必須和其他扶輪社領導人一起合作，確使貴社以穩定的進度朝達成目標邁進。下列行動能夠協助你激勵貴社社員一起努力達成目標： ．概要列出達成該目標所需的特定行動。 ．訂定每項策略的實施時間。 ．決定實施每個步驟的負責人。 ．建立衡量進度與成功的標準。 ．思考能夠協助你達成目標的資源與工具。 ．評鑒你的策略成效，俾瞭解如何以更佳的方法達成扶輪社後續的目標。
※ 有效能扶輪社規劃指南已編入本手冊第81-86頁。 ※ 扶輪社清單刊在第103-106頁，可幫助你在有效能扶輪社的要素方面評鑒你的扶輪社。詳閱這些項目可讓你洞悉貴社的優點與弱點，並且幫助你決定在你的任期裡應加強那些方面的努力。
與扶輪社領導人合作 扶輪社擁有的一項重要資源就是社員。你任期裡，你將與當選的扶輪社職員以及你指派的委員會主委一起合作，以成功達成扶輪社本年度的目標及宗旨。
你的責任 ．建立能夠反映貴社需求與目標的扶輪社組織。 ．找出社員擔任有效能扶輪社領導人所需的技能。 ．培養貴社本年度的領導團隊。
與理事會合作 理事會為扶輪社的管理主體，組成份子包括社長、副社長、社長當選人、秘書、財務、甫卸任社長、以及某些情況下扶輪社細則中規定的其他扶輪社員。雖然理事並非由你挑選，他們將與密切合作推動計劃與達成扶輪社目標。
扶輪社的理事會須擔負以下責任： ．充做扶輪社的預算或財務委員會 -編列預算，以提供每個社員會與扶輪社活動所需的實際經費 -核准所有未列入預算的支出 ．確定可能成為社員的人士符合資格並能持有一職業分類。 ．在30天內，透過扶輪社秘書告知新社員推薦人有關新社員合格與否的決定。 ．檢查貴社的計劃與政策，俾使其有效推行。 ．思考促進扶輪宗旨的其他方法。 ．評估社區與世界現有趨勢，並評估貴社應如何達成與上述趨勢有關之目標。
雖然理事會的許多業盼均可在一般例會中執行，理事會的籌劃與預算編列的工作最好另外舉行特別會議處理之。
與扶輪社秘書合作 扶輪社社長與扶輪社秘書合作規劃扶輪社的每週例會議程及長期議程。為引導社員朝達成扶輪社目標的方向邁進，扶輪社社長必須時常瞭解扶輪社秘書定期處理的資料及掌握的趨勢之最新情形。為達此目的，你應熟悉在『建議是扶輪社細則』中已有規定的扶輪社秘書職責如下： ．掌管社員名冊。 ．登記社員出席記錄。 ．寄發扶輪社、理事會、及各委員會所召開各種會議之通知。 ．記載並保管各項會議記錄。 ．收取、填妥，並在7月1日及1月1日寄回社員人數半年報告及繳交會費。 ．按期向國際扶輪秘書長填寄新社員、退社、及其他社員變動報告。 每月向地區總監報告社員人數與社員出席例會情形。 ．收取『英文扶輪社月刊』THE ROTARIAN或公式地域雜誌訂閱費，並匯寄國際扶輪。在加拿大、中美洲、多明尼加共和國、厄瓜多、巴拉圭、美國、烏拉圭、委內瑞拉的扶輪社不在此限，因為這些地方規定此項訂閱費應與會費一併收取(編按：訂閱『中文扶輪月刊』，請將款項寄給扶輪出版委員會)。 ．與繼任者合作確保扶輪年度之間交接順利。 ．執行通常屬於秘書之職務。
雖然扶輪社秘書的職責為行政管理工作，在許多方面卻掌握了扶輪社的現況。舉例來說，因為扶輪社秘書須登記出席記錄，便可能是第一個注意到值得憂心之趨勢的人。扶輪社秘書也搜集及分發各種資訊，因此有助於扶輪社各項活動的協調。
『扶輪社秘書手冊』(229-EN)屬 扶輪社職員資料袋』(225-EN)的一路份發給各社新任秘書以幫助他們執行其任務。『扶輪社秘書手冊』中含有可撕下的指導與幫助扶輪社財務的活頁資料，應交給此一職員使用。
與扶輪社財務合作 健全的扶輪社財務在每個扶輪社的成功皆扮演重要角色，扶輪社必須隨時知曉貴社的財務狀況。你定期與財務會商，可及早採取正確的辦法確保貴社維持財務上的健全。 財務的職責在於管理貴社財務週轉、掌管貴社財務帳冊、幫助編列貴社預算。依據貴社的細則，財務的職責如下： ．掌管社內所有款項。 ．向理事會說明本社一切款項使用情形，不論是隨時查詢或在年終提出總報告。 ．與繼任合作確保扶輪年度之間的交接順利。 ．執行通常屬於財務之職務。 如果貴社沒有財務，則由秘書擔任上述工作。
與糾察合作 為用每週例會能有效進行，你常仰賴糾察維持會議進行順利，減少干擾。糾察的任務如下： ．協助維持秩序與舉行有效率的扶輪社例會。 ．防止有損扶輪社尊嚴或威望的事件發生。
與扶輪社各委員會合作 委員會規劃、促進、推動維持扶輪社及服務全世界社區的活動與計劃。若扶輪社的委員會未能有效運作。該社將無法達成所訂定的許多目標。扶輪社社長身為扶輪社的主要領導人，應與每一委員會會商並給予指導，使他們達成為本年所訂定的目標。你必須密切監督各委員會的活動及進展，並且對有需要的委員會提供激勵及領導。
※ 如果貴社未設有財務，則由秘書執行此一職務。 ※ 本手冊各章都包含相關之委員會的責任簡述。舉例來說，在有關公共關係的章節，便有扶輪社公共關係委員會之角色與責任的介紹。
扶輪社各委員會 挑選與準備在你任期內服務的扶輪社各委員會主委，乃是你最大的責任之一，扶輪社委員會的組織應能支持扶輪社未來一年的目標。若有委員會未達到此目的，則應重整或解散。
第12頁包含建議的扶輪社各委員會架構表。扶輪社領導人應根據個別扶輪社需求來調整這項架構表。小扶輪社若有需要得合併委員會。例如『社刊委員會』可與『雜誌委員會』合而為一。
你的責任 ．檢討根據『有效能扶輪社規劃指南』訂定的目標以及貴社扶輪社細則中規定的扶輪社委員會的架構。 ．決定扶輪社現有的委員會架構可否有效支持扶輪社來年的目標。 ．依需要可修訂扶輪社細則，以確實反映貴社的架構需求。
以下方法可提高扶輪社委員會的效能： ．確立各委員會的目標。 ．必要時緊縮、取消、擴充、或增加委員會。 ．根據社員之個別能力、興趣及才能指派各委員會之委員。 ．所指派之委員人數必須以達到各委員會之目標實際需要人數為限。 ．為各委員會項定具體任務。 ．鼓勵各委員會對集會、計劃、決議、及結果都有詳細的記錄。 ．在各委員會邀請或必要時社長得參加各委員會會議。 ．從各委員會收集回饋的建議。
※ 若要修改貴社的委員會架構，則必須修改貴社的細則。這項修訂可在任何例會中進行。為了修訂扶輪社的細則： ．出席人數必須達到法定人數。 ．出席的所有社員須有三分之二同意。 ．所有社員必須在開會前10天獲知建議的修正案。 ．所有修訂必須不牴觸扶輪社章程及國際扶輪章程及細則。
扶輪社各委員會與小組委員會架構表 根據建議扶輪社細則及扶輪政策彙編
可選擇的扶輪社各委員會與小組委員會架構表 根據功能分組
採用此一委員會架構的扶輪社必須修改其扶輪社細則，扶輪社應根據該社的大小及目標依功能分組採用此一小組委員會架構
挑選與準備扶輪社各委員會主委 在指派委員會主委時，須考慮以下特質： ．領導能力 ．對該工作的知識 ．對扶輪的知識 ．對該委員會工作的興趣 ．想像力 ．優秀的判斷力 ．熱忱
讓各委員會主委準備就緒 身為扶輪社社長，你有責任確定所有委員會在年度開始時都已準備就緒。積極鼓勵所有扶輪社領導人出席地區講習會，這項會議的目的在讓他們獲得有效領導所需的技巧與知識。地區講習會的會議重點在於改善扶輪社在社員、服務、扶輪基金會、公共關係、行政管理、為扶輪社服務計劃募款等主要領域的效能。地區講習會也提供扶輪社領導人機會，透過設定目標與解決問題來建立團隊精神。
除了鼓勵踴躍出席地區講習會之外，你也可以採取以對方法讓各委員會主委儘好準備： ．分發『扶輪社各委員會手冊』(226-EN)，其中包含扶輪社各委員會之角色與責任的資料。在各委員會主委接受指派後，便將相關的資料分發給他們。 ．確定前幾年的檔案已經移交給新的主委。 ．鼓勵新任委員會主委與前任考聯繫，俾從他們的經驗獲益。
監督進度 為了維持扶輪社委員會的運作，充分發揮其潛能，並鼓勵其持續發揮效能，你有必要採取以下措施： ．定期調查每個委員會的現況。 ．鼓勵委員會接受新挑戰。 ．協調委員會的行動。 ．當委員會的決議與你相左時，只要合理，應尊重其意見。 ．完成工作時應向主委與委員祝賀與道謝。 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||