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扶輪的領導與團隊的建立

    改寫我們年度扶輪的事蹟

邵偉靈PDG DENS

“This is a changing world; we must be prepared to change with it.

 The story of Rotary will have to be rewritten again & again.”

「這是一個變動的世界；我們必須隨著變動。扶輪的事蹟應該一再重寫。」

扶輪創始者保羅．哈里斯所說的一句話。

自保羅．哈里斯1905年創立了第一個扶輪社，90多年來，現在已在157個國家及34個地理區域中成立了逾28,736個扶輪社，擁有121萬名扶輪社員。扶輪的主要單位是扶輪社，社長是扶輪社的關鍵人物。身為社長的您現正站立在扶輪─一種純粹的服務社團運動（the entire service club movement），而誕生迄今已延伸90多年的一條又長又卓越的行列上。

不論是為您或您的扶輪社，身為社長每一位都會希望在任期內能服務得更成功，並得到更多的收獲，這種希望就是一種艱鉅的挑戰。然而我要告訴您，您並不孤獨。現在，在全世界有數以萬計的扶輪社長與您站在一起，共同面對此一艱鉅的挑戰。大家如同人類學家Margaret Mead所說的“一小群有思想，肯奉獻的人就可以改變世界。”正為年度主題共同奉獻與努力。它將是形成一股龐大“改變的力量”（The Power of Transformation）而這股巨大的力量足以應付世界一切實際的變動。同時，在您的這一年當中，您將會發現並感到興奮與快樂，因為您與您的同僚們正在重寫扶輪的事蹟，而您們共同所寫的事蹟會將這個世界變得更為美好。

在您的年度內要如何重寫扶輪的事蹟？首先您要了解您所擔任的社長將扮演什麼樣的角色？然後才能適當地去激勵全体社友，依循年度服務計劃並努力貫徹完成它們。如此才能改寫扶輪的事蹟。

至於，一位社長在其所服務的扶輪社中所扮演的角色，大致上來說一位社長在它所服務的扶輪社要如同：

1．一位領導者（Leader）：

要能夠激發（Motivate）並領導整個社有效率地完成他們的年度計劃。

2．一位計劃者（Planner）：

要能夠描繪一個努力的方向，並且研發策略來達成它。

3．一位主席（Presider / Chairperson）：

要能夠管理成一個守秩序，按時並有效率的會議。

4．一位組織者（Organizer）：

要能夠充份授權而又不失去掌握。

5．一位傳達者（Communicator）：

要能夠將國際扶輪的計劃傳達到社內，並將社的需求及服務活動傳達給國際扶輪。

6．一位促進者（Facilitator）：

要能夠訂定合作需求的計劃來促使扶輪社成為國際扶輪有效率的一員。

其次，要建立領導觀念（Some Thoughts on Leadership）：

扶輪社是由它所在的社區內各行各業的領導者與專業人士所組成。它藉著這種社區內各種不同正當職業的橫斷面的代表的特質，進而來代表整個社區。扶輪社員除了是以事業或職業代表參加扶輪外，並且是代表扶輪社至他本身行業內去擔任服務及聯誼的親善大使。社員對社員具有代表他職業的義務，同時，也有義務對其他人例証扶輪精神。因此，扶輪社除了是一個不斷服務的團体，同時，也是一種志願的組織。每位社友不但都具有專長與專業知識外更是位志願服務的義工。身為這種志願組織（Volunteer Organization）的領導人，將會是一種很特別的挑戰。因為“有權利就有義務，有責任就必須有對應的權限做後盾的這種對等觀念。”在扶輪是不應存在的。您所面對是一群志願者（Volunteer），如果他們行動失敗，您也不能夠對他們加以申斥或命令他們退社。對他們所有的建議您必須加以回應。並且要不斷激勵他們，並鼓勵他們表現團隊精神。所以，在扶輪社裡的社長的權力有多少？完全取決於社員對您尊敬有多少！

因此，在這種志願組織中，一般而言有三種基本領導作風：

一．分擔責任的領導者（The Sharing Leader）：

他應與其他職員共同分擔責任。他的任務便是充當個人交互作用中的授權者（delegator）。

二．協調的領導者（The Reconciling Leader）：

他極力斡旋於社友相互摩擦的壓力與緊張中，促使他們保持和諧與友誼。

三．建立的領導者（The Building Leader）：

一位社長必須知道什麼應該改變及什麼應該保留（What to change & what to build on）。

評估您目前扶輪社的結構：

在發展您扶輪社組織的結構之前，請要先評估你目前社的組織結構.

● 請教前社長們：貴扶輪社是否要再強化？再活化？如何做？

● 詢問現任社長意見：目前的組織結構已經証明有多少幫助？這些建議能夠改善目前組織？目前有那些社的問題是不能被消除的，但能減輕或慢慢改善？

● 與現任社的職員們交談：他們發現目前組織效力如何？那裡曾經是最成功的？那裡曾經有過挫折或發生問題？它們能被解決嗎？

● 檢查計劃及現有委員會的活動：那一個委員會和小組委員會工作得最有效力？那一個計劃需要其他的支持？那一個委員會可能無法繼續下去？

● 徵詢主委們的意見：那裡是他們想要的額外支持？他們如去何評價目前組織的效力?他們要建議的委員會成員是誰？

發展合適的社組織

社發展任何的組織結構，要符合您的社長期的需要。另外，它應只是如同擴展一樣需要去有效率地促進扶輪有效地計劃。社的組織及活動，存在的目的僅僅是幫助扶輪社去推進扶輪宗旨。

要點：

l  不要創辦沒有機能及目標的委員會。

l  如果沿用前社長社的組織，確認它是合乎你目前的需要。

l  在合適的地方考慮採用小組委員會。

l  和社的領導者商量以確保他們在計劃上的合作及計劃的持續。

當您已經描繪出您社的組織時，請根據下列相關事項來一一作檢查：

l你的委員會是否留任有經驗的委員來維持持續性？

l你是否在設立的委員會工作中來訓練新委員？

l該組織允許你的扶輪社適當的表現？

l何種特定任務是你希望委員會去執行的？

l選擇的委員會是用來幫助達成年度的目標？

l每一委員會的責任是否清楚的定義了呢？這些定義符合社的需要？

委派

一位有效率的行政長官的特質，在於委派工作的能力。這對社長來說也是如此。沒有人能透過一種周密組織管理像社的結構來適當地完成社長的職務而沒有其他扶輪社員的援助。因此，藉職務的委派來讓所有的社友都能參與變成很重要的課題。這裡有一些方法是關於如何使用你的社內的人事以達到最佳利益：

l一年至少一次召集所有前社長在一起以告知他們扶輪最近發展的資訊，保持他們對扶輪計劃的興趣，並使他們的經驗及意見更容易可以取得連繫。“前社長會議”或其它類似的前社長們的聚會，可能有一極好的援助。上述的組織在你的管理下運行，而不會減弱你的權力及責任。

l分配社領導團隊的每一成員，在社內都有一個運作的特定範圍。職務要盡量輪流擔任，因此，沒有人在同一職位服務超過兩年以上。

l扶輪社社友在服務與聯誼當中須要特別注意強化一種良師益友的關係。

l在扶知主委的幫助下，加強所有社友教育計劃。

l任命秘書協助社的需要，例如：會議的安排、合作、會議記錄及記錄的保存並和各社及你的RI服務中心一起工作有關的郵件地址、半年報告、繳納及扶輪雜誌的訂閱。

各扶輪社職務委派原則：

再來，您要列出您的扶輪社最近年度的清單（Inventory）。清單的項目建議如下：

1．6月30日前，社員的人數？

2．從創社以來社員人數最多是多少？

3．社員的淨成長？

4．社每月平均出席率？

5．捐款：

一般捐款？指定捐款？捐款的社友百分比？捐款累計數？前一年目標美金多少？會達成嗎？

● 參與扶輪基金計劃：

6．社參與人道計劃：

3-H？扶輪義工？配合獎助金？保羅哈里斯之友？

7．社參與教育計劃：

大使獎學金學生提名了幾位？大使獎學金學生輔導員有幾位？GSE團員提名了幾位？GSE團員家庭接待了幾位？

● 參與扶輪計劃：

8．青少年交換學生數？家庭接待了幾位？輔導了幾位？

9．扶少團團員數？

10．扶青團團員數？

11．扶輪社區服務團團員數？

12．W.C.S.計劃數？

13．RYLA被輔導學生有多少？

14．扶輪友誼交換數目？

15．扶輪義工數目？

16．列出扶輪社參與其他扶輪計劃。

17．關於W.C.S.從扶輪基金會接受獎助金有多少？

18．各有關職業、社會、國際最近計劃是什麼？

● 社的運作：

19．理事會多久召開一次？

20．社務行政會議多久召開一次？

21．職業分類名錄最近一次補充最新資料是何時？

22．社是否有預算？假如有，是否每年審核？

23．理事會是否定期接到財務報告？

24．我們社刊是周刊或月刊？

25．我們社是否遵扶輪行事曆的特別月？

26．指導新社友的情形？

27．寫出被媒体報導過的最近社的活動？在何種媒体上被報導？

28．有關程序手冊及社的章程等，社友是否定期接受訓練？

29．你前任去年是否參與PETS？

30．有多少社友出席地區社務講習會？

31．有多少社友出習地區扶輪基金研習會？

32．有多少社友出習地區年會？

33．有多少社友出習國際年會？

1．設定明確、可達成的目標（Setting well-defined, achievable goals.）

這是社長任職年度最優先的任務。同時，這些目標會成為在扶輪社計劃上激發興趣及激勵社員參與的最有效的工具。

2．目標要可達成，可衡量並具挑戰性（Achievable, measurable & challenging）。

3．最有效率的目標同時也可以共同『分享』（The most goals are also shared.）。

1．The measurable result ─決定你所希望達成可以衡量的結果。

2．The special actions ─概要說明達到這個目標所要採取的特別行動。

3．A time frame ─每一種策略均應設定時間表。

4．Who is responsible ─決定負責實現每一步驟的執行人與協助人選。

5．Clubwide participation ─為達成目標應鼓勵全体社員參加。

6．Members motivated ─不斷激發社員參與服務工作。

7．Criteria for measuring your progress─建立衡量工作進展與成功的標準。

8．Tools ─考慮能夠幫助你達成目標的工具。

1．出版物（Publications）

2．地區講習會議（District Assembly）

3．國際扶輪服務中心（RI Service Centers）

1.12-1月：選派適當社員為各委員會主委。必要時緊縮、取消、擴充或增加委員會。

2.      2-3月：1）自我角色認知與建立領導觀念。

2）列出社的最近年度的清單─檢討現行扶輪社各種計劃狀況，並考慮其對於您未來一年之計劃的影響。

3）設定目標─評估在「四大服務」每一項服務部門的各種活動，並決定未來一年所要強調的項目。

4）確立各委員會職責與目標─根據社員之個別興趣及才能開始指派各委員會之委員，所指派之委員人數必須依照實際之需要，以求達到各委員會之目標。

3.      3月：PETS後立即召集職員與相關主委研討以下幾個重要議題：

1）服務議題（Service agenda）─說明新的RI年度主題與目標，及Incoming Governor的年度目標與行動計劃。共同研擬未來工作目標與研討其預算，並作預算概略的分配與協調。

2）財務問題（Financial issues）─與相關社員檢討有關款項募集之計劃及對「扶輪基金」的捐獻目標。

3）社員發展（Membership development）

4）其他─

                        a.檢討您的扶輪社章程與細則的各項規定。

b.討論影響貴社的立法會議決議。

4.   4-5月：召開各委員會會議，除訂定各委員會之目標與行動計劃與預算外，並研討委員會基本問題如下：

1）這一年的工作計劃如何達成？

2）如何使新社員參加服務工作？

3）有無上一年度移交需要辦理之計劃？

4）各委員會之間如何協調？

5．社務會議Club Assembly（為一社之計劃與咨詢的機構）

第一次社務會議：在地區講習會會議後舉行，說明講習會議中所建議之各種服務活動計劃。

第二次社務會議：緊接著7月1日後，在理事會討論通過全年度節目時，一併舉行。在本次會議中計劃全年之活動。

第三次社務會議：在總監蒞社公式訪問至少兩星期前舉行。會中以社務工作檢查表（club review checklist）為討論中心。

第四次社務會議：在地區總監蒞社訪問時舉行。

第五次社務會議：於次年一、二月間舉行。用以檢討工作的成就尚待完成之目標。

第六次社務會議：在地區年會閉幕後舉行。來傳達地區年會中的種種，並對完成各委員會的工作目標採取必要的步驟。

最後，我必須再次強調，您身為扶輪社的主要執行人（club‘s chief executive）。想要做好一位社長，並且能順利完成年度服務計劃來重寫您年度扶輪的事蹟。除了前面所提種種外，您還需在開始領導與做計劃之前先清楚地明瞭貴社的組織。去考慮社員年齡的界限，認清貴社與您所要面對的任何缺點與難題。同時，不要忘了常檢討您自己所處的地位對社內其他社員的關係。如此努力地做之外，若您能更進一步地多參與地區的事務，去體認扶輪更為寬廣的層面。我相信不但會寬廣您的扶輪視野（Broaden your vision of Rotary），更會增添您智慧的心（Intelligent Heart）。如此，您才能真正地來領導這群務實的志願者，和他們共同『分享』、共同訂定明確、可達成、可衡量並具挑戰性的目標與行動計劃。同時，也由於您的激發與領導，社員才能全體參與並有效率地完成您們的年度計劃。如此，才能如同我們創始者保羅•哈里思所說的一般，不只是牽著社友的手，而是讓社友來牽您的手共同重寫─您，您與社友，您們共同年度的扶輪事蹟。