地區委員需知

角色與責任

□  引言

□  地區委員會的職責

□  地區委員會主委

□  溝通是關鍵

□  附錄一︰地區委員會的角色和責任

與扶輪社的合作

□  與扶輪社的溝通

□  協助扶輪社的地區工具

□  發展一個關鍵的通告

□  傳遞一個關鍵的通告

□  附錄二︰發展一個關鍵的通告

有效委員會的資源

□  地區層級資源

□  扶輪社層級之資源

□  社區資源

□  國際扶輪的資源

有效委員會的資源

Resources for Effective Committees

扶輪社層級之資源

Club-level Resources

身為地區委員會委員，你將可能幫助扶輪社領導人計劃及執行有關貴委員會專門領域的計劃及節目。下列摘要描述重要的扶輪社領導職位。 

社長 Club President

扶輪社社長負責指導他們的扶輪社朝向達成具有一個有效扶輪社四大要素的目標。在這個角色上，扶輪社社長的主要職責是成為領導者及激勵者而非管理者。扶輪社社長必須密切與其他的扶輪社領導人共同合作，以︰

n  為扶輪社發展一套實際、但具挑戰性的目標；

n  設定策略以達成這些目標；

n  評估那些策略之成功度；

n  對執行達成扶輪社目標之計劃和過程作任何需要的修正。

扶輪社社長通常要和其他地區領導人商議如何評定進展和接受資訊。

扶輪社秘書 Club Secretary

扶輪社秘書主要的工作是行政管理。秘書要

n  保持社員記錄；

n  記錄例會出席；

n  寄扶輪社、理事會、及委員會之會議通知；

n  記錄和掌控會議時間；

n  呈交國際扶輪要求之報告和費用；

n  向國際扶輪秘書長報告新社員、社員退社、和其他扶輪社社員之異動；及

n  向總監報告社員人數和出席人數。

請勿低估此職務的重要性。秘書是扶輪社主要資訊管道。這是他們的職責去認知所有扶輪社活動因此他們有絕佳的位置去分辨強與弱。

扶輪社財務 Club Treasurer

財務的任務是運籌管理一個扶輪社財務事務之執行、維護財務記錄、和協助規劃扶輪社財務預算。財務的任務則明述在扶輪社細則裡。財務

n  有權監管扶輪社所有的資金；

n  在年度終了時，因要求，得向扶輪社理事會說明所有扶輪社資金流向；及

n  執行職務上應盡的職責。

如果扶輪社未設財務，則由秘書來執行其職務。

扶輪社委員會 Club Committees

委員會是一個扶輪社的動力來源。委員會計劃，促進活動，和執行活動和計劃以維持扶輪社和提供服務至當地社區和全世界的社區。假如一個委員會無法有效運作，該扶輪社不能達到許多它的目標。鼓勵扶輪社社長和其它扶輪社領導人緊密工作使扶輪社委員會更加有效率可藉由：

n  清楚定義每一委員會之目的；

n  必要時可強化、解散、擴張或增加委員會；

n  根據社員個別的興趣和才能來指派委員會委員；

n  依完成委員會目的實際需要而限定人數；

n  為每一委員會設定實質具體的任務；

n  鼓勵委員會記錄其會議內容、計劃、決策、和結果；及

n  當有要求或狀況所需時要參與委員會會議。

扶輪社根據如何使社團更有效率的原則來組織委員會。如此功能性基礎的委員會包含以下：

n  社員之招募和入社

n  新社員訓練和輔導

n  服務計劃

n  為社區服務計劃扶輪社募款

n  扶輪基金會

n  扶輪社公共關係

n  扶輪社行政管理

扶輪社委員會可以是貴委員會所能工作且正面去影響扶輪社層級運作極佳的資源。因此，地區及扶輪社領導人應共同合作以建立一個貴地區委員會能與扶輪社委員會溝通及合作的架構。

扶輪社社員 Club Members

鼓勵扶輪社向內尋找及利用他們自己社員的知識和經驗，對你而言是重要的。有許多在扶輪社層級可得到的可能資源，包括︰

n  扶輪社職員及其他的扶輪社社員；

n  前扶輪社領導人；及

n  扶輪社社員的配偶及家庭。

許多扶輪社忽視另一個的重要的資源─鄰近扶輪社的扶輪社社員。身為一位地區委員會委員，在你與地區內其他扶輪社的接觸能幫助扶輪社間的接觸及會議更加容易，藉以可鼓勵扶輪社間分享彼此有效的經驗。