責任分配

Division of responsibilities

每個人都清楚了解他在交換計劃運作中的責任是計劃成功的關鍵，參與交換的學生行動之前，責任的劃分及財務的義務必須清楚陳述並得到他們的同意。以下是典型的責任劃分法，可以依各社或地區之需要來採用：

派遣的扶輪社及地區（Sending club & district）

1.依計劃的目的來選擇交換學生。

2.安排一個接待地區及社，它們可以接受的交換學生。

3.安排交換學生及家長的說明會。

4.通知接待地區交換學生的旅行計劃及到達日期。

5.保持與交換學生、接待地區及社於交換期間內的聯繫。

6.確實要有關各方了解各自的特定責任。

7.安排從海外歸國交換學生適當的返國簡報。

接待扶輪社及地區（Host club & district）

1.安排接待家庭。

2.安排當地中學入學、學費及其他教育事項(針對長期交換) 。

3.給每一個交換學生指派一位扶輪社員擔任輔導員(針對長期交換)。

4.迎接外來交換學生並護送至接待家庭。

5.通知派遣地區該派遣學生業已安全抵達接待國家。

6.持續提供交換學生說明需知。

7.儘量多方安排交換學生參與扶輪社之社交及文化的活動(包括參與扶輪社例會及其他扶輪活動) 。

8.對長期交換學生按月發放零用錢。

9.在交換期間，經由扶輪輔導員(Rotary counselor)來保持與學生及接待家庭的聯繫。

10.  交換期間，保持與派遣地區的聯繫。

11.  確保每一有關方面都了解全部的責任。

12.  了解所有有關政府對外國學生的規定。

接待家庭(Host Family)

1.提供交換學生飲食及住宿。

2.如交換學生的父母一樣，提供長者的管教之責。

3.交換期間，告訴交換學生有關家庭、學校及社區的一般認識。

4.假如交換學生遭遇任何困難時通知扶輪輔導員(如生病、對接待家庭或學校適應困難，或嚴重的思鄉病) 。

父母（Parents）

1.以書面同意全部計劃的規定。

2.提供到接待社區的來回交通。

3.提供交換學生適當的衣著。

4.提供交換學生需用及緊急用款。

5.提供接待扶輪社及地區認可的健康及意外保險。

6.安排如護照及簽證等的旅行證件。

交換學生(Exchange)

1.以書面同意遵守所有的計劃內規定。

2.同意接受接受地區、社及家庭的指導。

3.接受在扶輪社及其他社團中，在交換期間或之後的演講安排。

4.同意與派遣地區及社通訊聯繫。

5.回家時遵照接待扶輪社、地區及家長所同意的時間及路線。