地區領導講習會領導人指南
District Leadership Seminar Leader’s Guide
第四次會議：
籌劃一個地區會議
Session 4: Planning a District Meeting
〈60分鐘〉
學習的目的Learning Objectives:
1. 了解有關地區層級會議目的、目標、課程和參與者，包括社長當選人研習會PETS，地區講習會district assembly，地區團隊訓練會議district team training seminar，和地區領導講習會district leadership seminar。
2. 了解所有地區會議所需之後勤支援logistical requirements。
3. 學習如何計劃和實施一地區會議district meeting。
材料Materials：
1. 講義＊Handouts＊
a. 地區訓練會議District Training Meetings
b. 籌劃一個地區會議Planning a District Meeting
2. 投影片Overhead transparencies
a. 地區訓練會議District Training Meetings
b. 出席Attendance
c. 討論主題Discussion Topics
d. 會議籌劃委員會Meeting Planning Committees
e. 訓練會議案例研究Training Meeting Case Study
＊你或許希望將此講義影印分發給參與者。
摘要
地區訓練會議來支援有效能扶輪社
DISTRICT TRAINING MEETINGS TO SUPPORT EFFECTIVE CLUBS ( 30分鐘 )___ TO ___
關鍵要點Key Points
□ 所有地區上的訓練會議兩個主要目標就是來支援有效能的扶輪社和領導力的培養。
| 放映幻燈片4
–A： 地區訓練會議 District Training Meetings |
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訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
─ 製做一與前三次會議不同的地區領導研習會的特定參考資料。
─ 一個特定目的的會議A special-purpose meeting，而該地區領導研習會依總監指示辦理，其學習目的並非專注在一特定的領導位置上。
關鍵要點Key Points
□ 幻燈片中的前三個會議是依總監當選人指示辦理，及以特定職務為對象的下屆領導人。
□ 每一個地區層級的會議有一特別對象的聽眾和目的。
□ 除此之外，每個會議都有來自國際扶輪理事會一套特定的學習目標或指南。
那些下屆地區領導人包含在地區團隊訓練研習會中？
Which incoming district leaders are included in the district team training seminar?
回答樣本Sample Responses
─助理總監
─地區委員會主委們
─地區委員會委員們
那些下屆社領導人包含在四月份的地區講習會中？
Which incoming club leaders are included in the district assembly in April?
回答樣本Sample Responses
─社長當選人
─下屆扶輪社秘書及財務
─下屆扶輪社委員會主委們
─其他社長當選人所指派的下屆扶輪社領導人
下列的每個扶輪社員應出席那些會議？
Which meeting(s) do each of the following Rotarians attend?
| 放映幻燈片4
–B：
出席 Attendance |
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訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
— 在幻燈片4 – b中所列有些領導職務，不論是參與者會或擔任訓練人皆可能出席超過一種以上的會議。
— 舉例而言，地區扶輪基金主委應出席地區團隊訓練研習會去接受訓練，但同時可能出席地區講習會擔任一位訓練領導人。
地區訓練會議District Training Meeting
訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
— 講義4-a提供地區訓練會議一種簡要概要，包括時間表、演講主題，和聽眾。
— 該講義同時也公佈在國際扶輪網站上。
在多種的會議中呈現什麼樣的議題？
What topics are presented at multiple meetings?
回答樣本Sample Responses
— 年度計劃
— 角色和職責
— 資源─在那裡及如何運用他們
— 選擇並訓練你的團隊
— 說明年度主題
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放映幻燈片4 –C：
討論
Discussion |
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摘要
籌劃一個地區會議
PLANNING A DISTRICT MEETING ( 40分鐘 )___ TO ___
關鍵要點Key Points
□ 許多地區會議的會議籌劃方法都是相類似的。
□ 在籌劃扶輪會議時，委員會廣為運用來儘可能讓更多的扶輪社員參與，以便工作能有效的完成且不會將過重的負擔放在一個人身上。
當籌劃一個地區會議時應指派什麼樣的委員會？
What types of committees should be appointed when planning a district meeting?
回答樣本Sample Responses
─ 財務和預算委員會Finance and budget committee
─ 節目委員會Program committee
─ 鼓勵出席和註冊委員會Promotion and registration committee
─ 會場和後勤支援委員會Meeting site and logistics committee
─ 訓練團隊委員會Training team committee
─ 接待委員會Host committee
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放映幻燈片4 –D：
會議籌劃委員會
Meeting Planning Committees |
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□ 籌劃會議的大小和複雜性將會決定所需委員會的數目與種類。
□ 例如，地區講習會需要較多的節目和訓練資源，而地區年會將需要較多的財務和後勤支持的監督。
財務和預算委員會應督導什麼活動？
What activities should the finance and budget committee oversee?
回答樣本Sample Responses
─ 依預估出席人數所需的財務的製作一預算
─ 預估收入和支出
─ 收取註冊費和其他資金
─ 規劃一套制度來控制採買和付所有帳單
─ 規劃保險和責任問題
節目委員會應督導什麼活動？
What activities should the program committee oversee?
回答樣本Sample Responses
─ 提出一符合理事會所需的節目草案
─ 選擇不會與假日或其他事件衝突的會議日期
─ 尋找和邀請全體大會主講人
─ 準備印製定案的節目單
什麼樣的職責指派給鼓勵出席和註冊委員會？
What responsibilities are assigned to the promotion and registration committee?
回答樣本Sample Responses
─ 宣導會議並確保最高的出席
─ 準備和送交註冊資料
─ 準備名牌和歡迎的資訊
─ 準備訓練支援資料
會場和後勤支援委員會有什麼職責？
What are the responsibilities of the meeting site and logistics committee?
回答樣本Sample Responses
─ 找尋一處地點和器材
─ 與飯店簽訂會議空間，住房和餐費打折
─ 規劃菜單和用餐座位安排
─ 為研討會workshop和全體會議plenary session提供房間安排計劃
─ 為所有項目提供或租用所需器材
─ 為正式晚宴和聯誼活動籌劃並提供娛樂節目
訓練團隊委員會應執行什麼樣的活動？
What activities should the training team committee conduct?
回答樣本Sample Responses
─ 為研討會議workshop session擬定材料
─ 事先執行一個“訓練人訓練”會議“train the trainer” session
─ 為參與者擬定講義資料
─ 對參與者執行訓練
─ 執行一種訓練評估
接待委員會有什麼職責？
What are the responsibilities of the host committee?
回答樣本Sample Responses
─ 在整個會議中扮演親切招待的功能，包括向參與者致意，擺設一張接待委員會的桌子，以及安排聯誼活動。
─ 為出席者安排交通工具
─ 指派、訓練和督導糾察sergeants-at-arms人員
─ 為會議場所裝潢
籌劃一個地區會議Planning a District Meeting
訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
─ 如果時間許可，運用講義4-b和幻燈片4-e做為個案研究來規劃一個假設的訓練會議。
─ 個案研究：下面的練習有關一個地區訓練會議的規劃。為了此練習的目的，我們要求參與者建構一地區上目前尚未存在的會議。為引導該練習，一些基本資料已自規劃該虛擬會議fictional meeting處取得。
─ 會議目的是促進有效能的扶輪社。
─ 會議將開放給地區所有扶輪社員，預期約200位參與者出席。
─ 會議將會是兩天的時間和包括8小時的研討會議，3小時全體大會，一個正式且有娛樂節目的晚餐，以及一個聯誼活動。
─ 每位參與者將收到一袋資料來支援該會議。
─ 虛擬會議僅只是為此個案研究的目的而已。
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放映幻燈片4 –E： 訓練會議個案研究 Training Meeting Case Study |
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訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
─ 指派參與者依幻燈片4-d和講義4-b所列出的每一個會議計劃委員會來服務。
─ 每個委員會不要指派同樣數目的參與者─要指派更多的參與者到那些更多職責的委員會。
─ 運用“籌劃一個地區會議”講義，指派每個分組利用5-10分鐘寫出一個他們想採取的行動來支持其中一個委員會職責的例子。
─ 在時間到了之後，要求每個委員會與整個團隊分享他們的計劃。
你需要與那些其他委員會一起工作來完成這項職務？
With which other committees would you need to work to fulfill this responsibility?
關鍵要點Key Points
□ 每個委員會皆依賴其他委員會的協助和資訊。
你的委員會需要什麼資源來完成這項職務？
What resources does your committee need to fulfill this responsibility?
關鍵要點Key Points
□ 資源有限因而必需與所有籌劃委員會分享
□ 資源通常由地區總監或地區訓練人分配。有關一個需要顯著的財務或時間的承諾來完成的行動計劃要確定事先取得核准。
訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
— 鼓勵對籌劃地區會議有興趣的參與者要去聯絡地區訓練人或地區年會委員會主委以了解更多的細節。
— 請回答參與者的所有問題。
— 向參與者致謝。
休息