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助理總監研討會 Assistant Governor Workshop 地區委員會研討會 District Committee Workshop
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地區團隊訓練會指南 District Team Training Seminar Leaders’ Guide
開幕全會 Opening Plenary（90分鐘）學習的目的Learning Objectives 1) 與參與者檢討國際扶輪年度主題、地區目標、會議議程及地區行政事務。 2) 了解每一位地區團隊的成員彼此將如何保持連繫─包含連絡的頻率、內容、及連絡的方式。並同意對特定議題與扶輪社領導人聯絡。
材料Materials 投影軟片 a. 第1種模式: 經由助理總監的聯絡 b. 第2種模式: 直接與扶輪社聯絡 c. 第3種模式: 設計一套適用於該地區的一種聯絡結構 總監當選人的備忘錄Note to the governor-elect note：
地區團隊訓練會的開幕全體會議是一個讓所有地區領導人熟悉相關重要事項的特別機會。你的開幕致詞是決定地區團隊訓練會是否會成功的關鍵。下一頁列出必須包括的關鍵要點。 說明年度主題 Presentation of the annual theme n 年度主題對所有扶輪社員來說代表著什麼意義？ n 在下一個年度，年度主題如何為地區應用你的願景？ n 地區領導人如何協助扶輪社應用年度主題到他們的計劃與活動？
地區目標 District Goals n 該地區所設定的新年度目標為何？尤其重要的是社員及年度計劃基金捐獻。 n 地區領導人應如何與扶輪社一起合作來達到這些目標？
檢討地區團隊訓練會的目的及議程 Review of the Purpose of District Team training and the Agenda for the Meeting n 提醒參與者地區團隊訓練會的重要性；此項訓練可提供他們為支援扶輪社有效達成它們的目標所必備的知識與技巧。 n 討論會議議程，包括任何參與者應知的後勤資訊。
瞭解地區行政管理 Understanding District Administration n 地區組織結構為何？ n 總監及總監當選人所扮演的角色為何？ n 對國際扶輪的地區行政管理報告要求為何？
瞭解地區內的溝通 Understanding Communication within the District
Ñ重點 □ 溝通聯絡對任何團隊的效率來說是很重要的。 □ 對各地區來說，清楚暢通的溝通管道是特別相關的。在地區層級，總監、總監當選人、助理總監、地區委員會及其他地區領導人必須一起合作去支持有效率的扶輪社。 □ 為了成功的達到目標，重要的是讓地區領導人了解在與其他地區領導人及扶輪社互相保持連絡時，他們所應扮演的角色及責任。
總監當選人的備忘錄 ─ 若你的地區尚未建立連絡溝通的架構或議定書，請在這個訓練會期間發展出來。 ─ 若你的地區已經建立地區領導人之間的溝通機制，請與其他參與者分享這些期望。 ─ 請務必用案例，有條理的解釋地區溝通架構或議定書。 ─ 不論你的地區是否建立地區領導人之間的溝通架構，請利用下列的問題來導引討論：
誰是地區團隊的一員？ WHO is part of the district team? □ 地區內有多少位助理總監? 他們分別服務那些扶輪社？ □ 地區內有多少委員會？
何時及多久地區團隊內的成員應相互聯絡？ WHEN and HOW OFTEN should members of the district team communicate with each other? □ 總監應多久與總監當選人聯絡？ □ 助理總監應多久與總監聯絡？ □ 地區委員會主委應多久與助理總監聯絡？ □ 什麼情況下地區委員會主委應與總監聯絡？
什麼訊息應傳達到扶輪社？ WHAT information should be communicated to clubs?
什麼訊息應傳達到地區領導人們？ WHAT information should be communicated to district leaders? □ 什麼扶輪社訊息應向總監報告？ □ 什麼扶輪社訊息應向助理總監報告？ □ 什麼扶輪社訊息應向地區委員會報告？
誰應負責傳達特殊議題？ WHO will communicate information with respect to specific topics? □ 誰應傳達有關它們的目標達成進度的訊息到扶輪社？ □ 地區領導人團隊內，誰應負責傳達有關扶輪社目標達成進度及個別扶輪社特殊事務的訊息給予總監?
訊息應如何傳達？ HOW will information be communicated? □ 地區領導人與扶輪社間有何種聯絡方式？ □ 什麼訊息應親自傳達？ □ 什麼訊息應經由信函、電子郵件等方式傳達？
總監當選人的備忘錄 ─ 若您的地區需要建立聯絡機制，請做下列的練習。此練習應利用約45分鐘的時間。 ─ 向參與者說明下列各種不同的聯絡機制。 ─ 各種不同聯絡機制的好處與壞處也應說明。可請一位志願者上台，將好處與壞處寫在白板上。 ─ 若建議的模式不能滿足地區領導人，則與他們一起擬定一套適用貴地區特定需求的模式。 ─ 貴地區將使用什麼聯絡模式要企圖達到一種一致性。
Ñ重點 □ 地區領導人可以選擇各種不同的方式與其他成員或扶輪社聯絡。 □ 每一種聯絡機制都有好處與壞處。 □ 藉由檢討有關聯絡可能的模式，你可以建立出一個合作架構對你所服務的扶輪社有所助益並進而達成地區目標。
Ñ重點 □ 因助理總監最常與各扶輪社聯絡，經由他們傳達所有訊息是較好的。 □ 地區委員會希望提供資訊給扶輪社應經由指派該扶輪社的助理總監來傳遞訊息。 □ 反之，助理總監也提供地區委員會─各扶輪特別社資訊給各不同的地區委員會。 案例 □ 地區年會委員會將推廣地區年會的資訊交給助理總監，然後他們再將資料轉送給扶輪社社長。 □ 助理總監應向地區的地區社員發展委員會回報在訪問一個扶輪社時，該社所招募到新社員人數。 檢討這一種聯絡機制的優與缺點 Consider the advantages and disadvantages of such a structure
Ñ重點 « 地區委員會主委及助理總監皆自由扶輪社通信，並適當的彼此給對方副本。
案例 « 地區公共關係委員會主委聯絡一個扶輪社去提供有關如何利用大眾傳播服務的資料。服務該扶輪社的助理總監也應收到該聯絡的一份副本。
檢討這一種聯絡機制的好處與壞處 Consider the advantages and disadvantages of such a structure
總監當選人的備忘錄 ─ 如果該分組已確定第一種或第二種模式可以有效的達到他們的需求，則不必再介紹第三種模式。 ─ 如果該分組認為第一種或第二種模式都無法有效的達到他們地區的需求，則請與大家一同擬定第三種特定的模式。 ─ 考慮使用下列的問題來引導地區聯絡機制的擬定。
確實能維持所有團體都被知會的最佳方法為何？
聯絡機制能如何保護扶輪社不被過度關注？
如果有的話，誰會是與扶輪社一起工作的主要負責人？
訊息會如何被傳達給總監及總監當選人？ □ 訊息會分別被傳達給總監及總監當選人；或傳達給總監以後，誰會再傳達給總監當選人？ □ 助理總監會不會彙集所有訊息？
地區委員會如何傳遞訊息給扶輪社？
在何種情況下，地區委員會將會直接與扶輪社連絡？
□ 這樣的訊息將會如何被傳遞到助理總監，總監及總監當選人？
在什麼情況下，這樣的聯絡機制會失敗或瓦解？
□ 有何種方法可以避免這個聯絡機制的失敗？
總監當選人的備忘錄 ─ 請留意對地區聯絡機制的認識，在後續的各階段分組討論會議中扮演著重要的角色。 ─ 提醒參與者在參與每個討論會會議時，都要考慮到地區聯絡機制所應扮演的角色。 ─ 記錄下最後由地區所擬妥的聯絡機制，並在PETS之前發給所有參與者。 ─ 回答任何參與者所提出的問題。 ─ 向所有參與者致謝。
休會並準備進入分組討論會議 Workshop Sessions
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