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助理總監研討會 Assistant Governor Workshop 地區委員會研討會 District Committee Workshop
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地區團隊訓練會指南 District Team Training Seminar Leaders’ Guide地區委員會研討會District Committee Workshop 第二次會議： 與扶輪社合作 Session 2: Working with Club（90分鐘）
學習的目的Learning Objectives 指導、建議並支持扶輪社去達成它們的目標。
材料Materials 講義* 演說問卷Presentation Questionnaire
投影片 a. 溝通的重點 Points of Communication b. 與扶輪社合作 Working with Clubs 與扶輪社的溝通 Communicating to Clubs d. 助理總監的角色:溝通 Assistant Governor’s Role: Communicatione. 一個關鍵通告的要素 Elements of a Key Message
* 請複印這些講義並發給與會者。
摘要 與扶輪社的溝通 Communicating to Clubs（30分鐘）____ 至 ______
Ñ重點 □ 作為一位地區主委，你的責任之一是要與總監當選人及助理總監合作以幫助扶輪社去研發實現它們目標的策略。 □ 你的強調應該是著重在貴委員會所關心的領域上，但重要的是你要找出不同的扶輪社功能及計劃相互作用的領域。 □ 在與扶輪社溝通時，重要的是要訂定一個清楚且包括地區總監、助理總監及扶輪社社長的溝通協議Communication Protocol。
不同的委員會能在什麼方法上合作？ In what ways can different committees cooperate? 如果可能，提供具體的例子。
回答樣本 ─ 地區公共關係、社員發展及不同計劃的委員會能協調他們的努力以推廣為了提升扶輪形象及吸引新社員的服務計劃。 ─ 地區財務、公共關係及社員發展委員會共同合作以確保地區年會促進出席率及財務平衡。
Ñ重點 □ 扶輪社活動是相互關連及相互依賴的。 ─ 自我為楷模Lead by example；透過合作及商量以加強地區委員會間的工作關係。 ─ 鼓勵扶輪社領導人在委員會間培養有助於計劃及活動的互動關係。
訓練領導人備忘錄 ─ 使用以下兩個問題，鼓勵參與者討論他們的委員會彼此能相互支持的方法。
貴委員會一般在做什麼？ What do your committees have in common?
你們如何一起合作以促進地區目標？ How can you work together to further the district’s goals?
作為一個地區委員會主委，你能與扶輪社合作的方法？
As a district committee chairperson, in what ways can you work with clubs?
訓練領導人備忘錄 ─ 重要的是要反覆述說在第一次討論會中所討論的溝通協議的重要性。
Ñ重點 □ 瞭解扶輪社、它們關心的問題及特定的需求。整理支持以符合每一個扶輪社的特別性質及情況。 □ 積極地提供扶輪社能迅速採納的資訊及指南。 □ 收集成功扶輪社的計劃、行動及活動的例子；並透過地區網站；總監月報；地區會議諸如地區年會、地區講習會、社長當選人訓練會（PETS）及地區扶輪基金會講習會；以及透過在扶輪網站上的計劃資料庫，來分享這些例子給其他的扶輪社。 □ 增加你對所有的社區、國際扶輪及扶輪基金會可得到的資源的瞭解及熟悉。讓扶輪社能取得資訊是一件關鍵優先的事。 □ 為扶輪社發展一個關鍵的通告，以描述貴委員會的角色及為什麼它對於扶輪社的計劃及活動是重要的。
在你開始與扶輪社合作前，你應該考慮在與扶輪社及地區領導人合作時哪些溝通協議的重點是什麼？ Before you begin working with clubs, what are some important points of protocol that you should consider when working with club and district leaders?
訓練領導人備忘錄 ─ 提醒參與者，他們應儘早訂定溝通協議。
Ñ重點 □ 在提出任何策略或通告給扶輪社前，要與總監檢討它並確認它是用來補充地區目標或與地區目標一致。 □ 密切地與被指派你試著要溝通的特定扶輪社或多個扶輪社的助理總監合作。尋求助理總監的建議如何去最完好的傳達你的通告。 □ 與扶輪社的合作時，重要的是儘可能提供扶輪社社長有關你的通告的資訊。無論何時當你要尋求直接與扶輪社委員會合作時，應先獲得社長的允許。
為什麼你的委員會為扶輪社發展一個通告是重要的？ Why is it important for your committee to develop a message for clubs? 回答樣本 ─ 溝通是重要的，地區委員會是扶輪社在規劃、執行及評估它們的行動、計劃及活動所能使用的資源。 ─ 它能促進增加參與扶輪社的節目及計劃。 ─ 增加對地區委員會活動的的熟悉度，可以激發扶輪社員在扶輪社層級以上扮演一個更活躍的角色。
Ñ重點 □ 貴委員會強化扶輪社活動及計劃的潛力，是在於增加一個扶輪社對地區委員會的功能及架構的瞭解。
什麼關鍵要素應該被包括在一個有效的通告？ What key elements should be included in an effective message?
Ñ重點 □ 提供扶輪社員在行動上的例子 －在扶輪社、社區及世界不同的行動。 □ 分享委員會從發展目標及策略到完成它們。 □ 強調扶輪社層級社員與貴委員會之間的連接。 □ 具體地說明貴委員會與扶輪社合作的計劃、規劃及討論的結果。
你如何傳遞貴委員會的關鍵通告？ How can you deliver your committee’s key message?
回答樣本 ─ 使自己成為扶輪社計劃的可用資源。 ─ 接觸扶輪社委員會及其它扶輪社領導人；為扶輪社計劃及活動，提供你的專門知識。 ─ 與貴委員會具有類似功能的扶輪社委員會會議；幫助它們訂定達成它們目標的策略。 ─ 在總監月報、扶輪社社刊、扶輪社及地區網站上發表文章。 ─ 與其他的地區領導人共同商議以確認貴委員會的關鍵通告被包括在適當的地區訓練會議及地區年會中。 ─ 在地區網站上建立一個展示區。
Ñ重點 □ 作為一個地區委員會主委，你是一個在特定議題上在地區的“專家”。你的主要任務之一是廣泛地分享貴委員會的知識。 □ 使用所有可得到的工具以傳達貴委員會的通告到扶輪社。 □ 當傳播貴委員會的知識及為扶輪社發展有效的通告時，請記住成年者學習的基本原則。
訓練領導人備忘錄 ─ 成年者學習明確的原則將在隨後的問題被說明。
對於已經擔任過地區委員會主委或委員的你們，你成功地把你的通告傳遞到扶輪社的一些方法是什麼？ For those of you who have already served as district committee chairpersons or members, what have been some ways that you have successfully conveyed your message to clubs?
當為扶輪社社員發展一個演說時，什麼是你應該考慮的一些成年者學習的原則？ What are some of the adult learning principles you should consider when developing a presentation for club Rotarians?
Ñ重點 □ 扶輪社員作為成年的學習者，需要瞭解學習有關貴委員會所為對他們產生的效益。 □ 你需要向扶輪社員述明你所分享的知識，如何用來幫助他們克服他們的扶輪社所面臨的挑戰。
為扶輪社發展一個演說時，你應該記住什麼因素？ What factors should you keep in mind when developing a presentation for clubs?
Ñ重點 □ 用一個例子或生動的描述開始你的演說，以激發觀眾的興趣。 □ 簡短，避免過度使用不必要的閑話及過分詳細的資訊。 □ 藉由彙總主要的觀點及提供參與者採取有意義行動暨取得進一步資訊的方法。 □ 初始；不要依賴太多已經存在的資料或你可能看見或聽見的演說。
在發展一個演說什麼是一個有用的第一步驟？ What is a helpful first step in developing a presentation?
Ñ重點 □ 擬定一種適合於手寫及口頭對扶輪社溝通，並可清楚地敘述你所屬委員關鍵的通告的一般性綱要。 □ 你的任內定期更新上述綱要以反映扶輪政策的調整及地區內情況的變化。 □ 準備修訂你的委員會通告以適合一個個別扶輪社的改變情形。
摘要 練習EXERCISE： 創造一個關鍵的通告 CREATING A KEY MESSAGE（60分鐘）____ 至 ______ ?分發講義2-A 演說問卷Presentation Questionnaire
訓練領導人備忘錄 ─ 指示每個參與者寫下一個2分鐘演說的簡略綱要，它應包含他或她的委員會中最相關且最重要的方面。 ─ 提供15分鐘給這項任務。 ─ 在參與者完成他們的綱要後，選擇了一個志願者發表他或她的演說。 ─ 讓其他的參與者提供不超過5分鐘的回嚮。使用“演說問卷”作為一個指南。 ─ 重複這個程序，直到所有的參與者都發表了他們的關鍵通告並且從小組中得到回嚮。 ─ 回答參與者可能有的任何問題 ─ 感謝參與者
休會
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