|
|
|
|
|
助理總監研討會 Assistant Governor Workshop 地區委員會研討會 District Committee Workshop
|
地區團隊訓練會指南 District Team Training Seminar Leaders’ Guide助理總監研討會Assistant Governor Workshop 第一次會議： 角色與責任 Session 1: Role and Responsibilities（90分鐘）
學習的目的Learning Objectives 1. 瞭解作為一個助理總監的職務與責任。 2. 討論有效目標的構成要素。 3. 瞭解一個有效能的扶輪社的要素。 4. 瞭解助理總監在推廣扶輪社效率時所應扮演的角色。 5. 確認在扶輪社及地區層級上關鍵的關係。
材料Materials 講義* a. 地區訓練會議 b. 有效率扶輪社的工作表單
投影片 a. 扶輪領導人 Rotary Leaders b. 助理總監的責任：地區層級 Assistant Governor Responsibilities: District Level c. 助理總監的責任：扶輪社層級 Assistant Governor Responsibilities: Club Level d. 什麼是一個有效的目標？ What Is an Effective Goal? e. 有效能扶輪社的四個要素 The Four Elements of Effective Clubs f. 地區的定義 The District: A Definition
* 請複印這些講義並發給與會者。
摘要 一位助理總監的角色與責任 The Role and Responsibilities of An Assistant Governor（30分鐘）____ 至 ______ Ñ重點 □ 助理總監，作為一個聯絡人Liaison，是地區總監的"行政管理的"眼、耳、口及手。 □ 作為一個助理總監，你會負責在一個劃分地理區域內的數個扶輪社。
助理總監的一般責任是什麼？ What are the general responsibilities of assistant governors?
回答樣本 ─ 提供協助及指導扶輪社。 ─ 與總監當選人一起建立地區目標。 ─ 與地區領導人規劃策略以達到地區目標。 ─ 協助總監當選人選派出一個有效率的地區領導團隊。 ─ 宣傳並出席地區訓練會及地區年會
作為一位助理總監，你會與誰一起工作？ As an assistant governor, with whom do you work? 回答樣本 地區領導人： ─ 地區總監District Governor ─ 地區總監當選人District Governor-elect ─ 地區委員會District Committees ─ 前地區總監Past District Governors ─ 其他助理總監Other Assistant Governors 扶輪社領導人： ─ 扶輪社社長Club Presidents ─ 扶輪社秘書Club Secretaries
─
扶輪社委員會主委Club
Committee Chairpersons In working with the governor, what are your responsibilities? Ñ重點 □ 協助檢討過去數年的地區目標及所達成結果以研擬新的地區目標。 □ 建議總監當選人地區委員會的人選。 □ 代表地區總監參與總監公式訪問相關之扶輪社社務行政會議。 □ 協助你的分區內扶輪社領導人計劃和排定有關總監公式訪問事宜。 □ 傳達你分區內扶輪社的強和弱之處給總監； □ 讓總監了解扶輪社進展的最新狀況並對所提出的議題和關懷提出建議的方法。
與扶輪社合作時，你的主要責任是什麼？ In working with clubs, what are your primary responsibilities?
訓練領導人備忘錄 ─ 下列的關鍵重點定義出助理總監對其相關扶輪社的責任。 ─ 在下一個研討會，"與你的扶輪社合作"當中，會提供助理總監更多與地區領導連接的資訊及如何與扶輪社領導人去幫助扶輪社達到目標和變得更有效率。
Ñ重點 □ 與扶輪社社長及秘書舉行定期會議（建議每月一次，但最少每季一次）。應討論扶輪社目標、計劃和營運，來與地區的整體目標一致。 □ 定期拜訪每一個扶輪社，扶輪年度的最少每季訪問一次。 □ 監督每一個扶輪社的進度及有關它的服務計劃成就。恰當時機並推廣利用地區層級的委員會。 □ 協助領導人學習在地區層級服務扶輪所需的技巧與知識。鼓勵扶輪社領導人參加地區會議，特別是社長當選人訓練會議、地區講習會及地區領導研習會。 □ 鼓勵扶輪社貫徹地區總監的要求及建議。 □ 教育扶輪社領導人有關無數的地區及國際扶輪有用的資源。 □ 確認出需要特別注意的扶輪社。 □ 表彰並確認傑出的扶輪社計劃及個別的扶輪社員。
你可以提供扶輪社其他什麼樣的行政管理支援？ What additional administrative support can you provide to club?
Ñ重點 □ 確保扶輪社有遵守國際扶輪的財務政策並發展出健全的會計管理制度來控管扶輪社及活動的財務狀況。 □ 維持你被指派扶輪社的出席率及繳會費的記錄。 □ 推廣參與地區性會議。
設定目標 Setting Goals（25分鐘）____ TO ______
訓練領導人備忘錄 ─ 要求參與者唸出投影片的第一點。 ─ 提醒他們協助社長當選人去明確陳述扶輪社的目標，這是扮演助理總監他們的角色的重心。
為什麼設定目標很重要？ Why is goal setting so important?
回答樣本 ─ 設定目標及擬定達成目標的策略是協助扶輪社（及該地區）評量他們的進度，並建立有效的運作模式。 ─ 明確的目標可以幫助社員在扶輪扮演更積極的角色。 ─ 設定目標可以引發並挑起扶輪社員對扶輪社及地區活動的興趣。
有效目標的特點是什麼？ What are the characteristics of effective goals?
Ñ重點 目標應該是 □ 可達成的 Achievable。雄心勃勃的過度設定目標會導致挫折感。 □ 富挑戰性的 Challenging。足以需要地區性整體的參與及扶輪社間的互動。 □ 可以分享的 Shared。為達成目標共同努力的地區及扶輪社職員皆應參與目標設定及策略擬定。 □ 可以衡量的 Measurable。是指可以用數量加以說明，也因此可以客觀評估的目標。可讓扶輪社及地區達到。
你如何能確保一個目標是實際的？ How can you ensure that a goal is realistic?
回答樣本 ─ 與先前已經達成的目標來做比較。 ─ 諮詢貴分區內有經驗的扶輪社領導人及前助理總監。 ─ 與有經驗的地區領導人商討目標的可行性，包括現任及下屆總監。
達成一個目標要如何評估？ How can progress toward a goal be evaluated?
Ñ重點 □ 確定該目標已經是以可以衡量的標準明確地去陳述。 □ 設定一個時間表來測定進度超過時限與否。
一個有效目標的案例是什麼？ What is an example of an effective goal?
訓練領導人備忘錄 ─ 鼓勵參與者提供他們自己的例子。 ─ 重新檢視參與者設立的目標是否符合上述的特點。
回答樣本 ─ 以募集地區社員每名分擔金Per Capita Dues捐獻至5%年度計劃基金。 ─ 增加地區年會的參與度所以該地區內的扶輪社要有95%的出席率。
何時與扶輪社合作以協助設定扶輪社的目標？ When do you work with clubs to help establish club goals?
Ñ重點 □ 在社長當選人訓練會時，你將與你分區的下屆社長見面。協助他們開始擬定扶輪社目標並檢討關鍵扶輪社規劃工具─有效能扶輪社規劃指南The Planning Guide for Effective Rotary Clubs (862)。 □ 在地區講習會的場合，你會有機會與其他扶輪社領導人如同與下屆社長般一起檢討扶輪社的目標。
?參閱講義1-A 地區訓練會議District Training Meetings
為什麼這些地區訓練會議很重要？ Why are these district training meetings important?
回答樣本 ─ 可讓地區領導人與各扶輪社分享地區目標及策略。 ─ 可藉由討論會讓各扶輪社分享所遇到的困難並尋求解決的方法。 ─ 提供一種接觸到扶輪的廣大世界的感覺。 ─ 提供聯誼的機會。 ─ 提供各扶輪社分享不同的資源並可策劃共同合作計劃的機會。
Ñ重點 □ 重要的是你要去推廣（並出席）這些會議。 □ 地區性的會議，如社長當選人訓練會及地區講習會，可提供下屆扶輪社職員在新的年度內所需具備的資訊及技術以確保為扶輪社有效地發揮應有的功能。
摘要 有效能扶輪社與地區領導 Effect Clubs and District Leadership （35分鐘）______ TO ______
什麼使一個扶輪社有效能？ What makes a club effective?
回答樣本 ─ 有效能扶輪社是由一群積極且被鼓勵的社員所組成。 ─ 有效能扶輪社致力於與他們的社區保持連繫。 ─ 有效能扶輪社會在他們的社區及其他國家的社區內成功的施行各項計劃。 ─ 有效能扶輪社會提供財務支援並參與扶輪基金會的活動。 ─ 有效能扶輪社會將訊息傳達給他們的社員。 ─ 有效能扶輪社的領導人會積極的參與地區訓練。
Ñ重點 □ 國際扶輪社為全世界各扶輪社之聯合會。 □ 當它的扶輪社有效率時，國際扶輪才會有效率。
有效能扶輪社的四個要素是什麼？ What are the four elements of effective Rotary clubs?
Ñ重點 □ 有效能的扶輪社能夠： - 維持並/或擴大其社員人數； - 成功辦理因應其社區與其他國家社區之需求的服務計劃； - 透過參與計劃與捐款來支持扶輪基金會； - 培養能夠在扶輪社層次以上服務的領導人。 □ 有效能扶輪社不但了解並完全遵守國際扶輪的行政管理政策及程序。 □ 有效能的扶輪社行政管理提供一個扶輪有效率的基礎。
為什麼這四個要素是如此重要？ Why are these four elements so important?
Ñ重點 □ 因為它們亦是扶輪社及地區規劃的指導方針。 □ 它們提供了一個達到成功的架構。
有關這四個要素的每一個請分別舉出一個有效能扶輪社活動或計劃的一些實例？ What are some real examples of an effective club activity or program for each of the four elements?
?參閱講義1-B 有效能扶輪社工作表Effective Clubs Worksheet
訓練領導人備忘錄 ─ 若參與者有八或八位以上，將助理總監分成四個小組。如果可能的話，將有經驗的助理總監和下屆助理總監編成同一組。若參與者低於八人，則編成二組即可。 ─ 利用〝有效能扶輪社工作表〞Effective Clubs Worksheet, 請每個小組以5-10分鐘的時間寫下一個扶輪社如何實踐一個有效能扶輪社的1-2個（依小組數的多寡來決定）不同的要素的一個例子。 ─ 要求每個小組分別說明助理總監在扶輪社活動中應扮演什麼樣的角色。 ─ 在參與者填完他們的工作表之後，以20分鐘的時間來討論涵蓋一個有效能扶輪社的四個要素的每一個要素。。 ─ 將討論的重點放在是什麼促使一個特定的扶輪社活動或計劃有效率，以及該助理總監在這個特定的活動或計劃中可扮演什麼樣的角色。
Ñ重點 □ 若要扶輪社有效率，則設定有效率的目標是重要關鍵。
地區在支援有效能扶輪社的角色是什麼？ What is the role of the district in supporting effective clubs?
□ 依據程序手冊："扶輪地區是地理區域，以聯繫地區內各扶輪社便於供國際扶輪管理為目的。扶輪地區之活動與組織僅在於協助各扶輪社增進扶輪社的宗旨，不應減輕各扶輪社及其社員對於當地的服務。" □ 地區只是一個行政單位，其目的是為促進扶輪社的效能。 □ 這樣一個單位的領導人包括總監、總監當選人、助理總監及地區委員會。 □ 透過這個訓練會，你及其他的地區領導人可以共同努力尋找出增加扶輪社效率及提高實踐扶輪社宗旨的確認的方法。 訓練領導人備忘錄 □ 回答參與者可能有的任何問題 □ 感謝參與者
休會
|
||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||