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助理總監研討會 Assistant Governor Workshop 地區委員會研討會 District Committee Workshop
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地區團隊訓練會指南 District Team Training Seminar Leaders’ Guide助理總監研討會Assistant Governor Workshop 第二次會議： 與扶輪社合作 Session 2: Working with Club（90分鐘）
學習的目的Learning Objectives 1. 完全瞭解社務行政管理及活動的執行。 2. 指導、建議及支持扶輪社達成其目標。
材料Materials 講義* a. 有效能扶輪社規劃指南 Planning Guide for Effective Rotary Clubs b. 扶輪社訪問備忘錄 Memo of Club Visit
投影片 a. 有效能扶輪社規劃指南：關鍵資訊 Planning Guide for Effective Rotary Clubs: Key Information b. 挑戰與解決方案：一個案例 Challenges and Solutions: A Sample c. 扶輪社訪問備忘錄：關鍵資訊 Memo of Club Visit: Key Information d. 扶輪社最低標準 Minimum Standards for Clubs e. 扶輪社訪問對公式訪問 Club Visits versus Official Visits
* 這些講義範本已附在助理總監訓練手冊內，請複印使用並在研討會上發給參與者。
請注意：本會議需使用白板。
摘要 未來計劃及目標設定的指導原則 Guiding Principles for Future Planning and Goal Setting（45分鐘）____ 至 ______ Ñ重點 □ 作為一位助理總監，其中一個主要的責任要協助扶輪社為全方位的扶輪社管理，去設定具有挑戰性的、實際的目標。 □ 在目標設定的過程當中，務必要強調一個有效能扶輪社的四個要素。
你如何為協助扶輪社設立目標作準備？ How can you prepare to help clubs set goals? Ñ重點 □ 參閱往年的扶輪社記錄。藉此可以發現一個扶輪社的運作模式。 □ 往年的資訊可以看出一個扶輪社的出席情況及社員發展趨勢。 □ 可以藉由評估以往的服務計劃，來改進現行及未來計劃的規劃與實施。 □ 一個扶輪社過往的目標及過去的成績（如扶輪社記錄所記載），可以作為訂定未來目標的基準。
訓練領導人備忘錄 ─ 對於下屆助理總監來說，參閱往年的扶輪社記錄可以判斷出是否需要諮詢現任的助理總監及/或地區總監。
若想要成功的推動全方位的扶輪社管理，是否需要具備什麼樣的特質？ Are there any characteristics that all functional areas of club operation require to be successful? Ñ重點 □ 扶輪社若想要成功的推動全方位的扶輪社管理，基本上所有的扶輪社應： ─ 明確設定的目標 ─ 廣泛的參與度 ─ 扶輪社、地區及國際扶輪資源的知識 ─ 與社內、與其他扶輪社及與地區領導人們間保持暢通的溝通管道
有效能扶輪社規劃指南是什麼？ What is the Planning Guide for Effective Rotary Clubs?
?參閱講義2-A 有效能扶輪社規劃指南 Planning Guide for Effective Rotary Clubs
Ñ重點 □ 有效能扶輪社規劃指南（862）是為協助訂定年度實際的扶輪社目標及可實行的策略所發展出的一套工具。 □ 規劃指南內，含有下列各項領域目標設定的章節： ─ 社員成長與防止社員流失Membership Growth and Retention ─ 有效服務計劃Effect Service Projects ─ 扶輪基金會The Rotary Foundation ─ 培養未來扶輪領導人Developing Future Rotary Leaders ─ 一般行政管理General Administration □ 在每個目標設定的章節內皆有預留陳述特定目標的空間並提供數個可供選擇為達到這些目標其他建議的活動。 □ 它同時可供查詢一般扶輪社於社員人數及社務行政管理的趨勢。
如何使用該規劃指南？ How do you utilize the Planning Guide?
Ñ重點 □ 在PETS期間，你會直接與扶輪社社長當選人一起訂定有遠見的目標，並發展出為達到這些目標所應採取的暫時的行動步驟。 □ 扶輪社領導人會在地區講習會時利用〝有效能扶輪社規劃指南〞再度仔細確定這些扶輪社目標及策略需要完成他們。 □ 扶輪社應提出一份最後定稿的〝有效能扶輪社規劃指南〞繳交至助理總監或地區總監。
訓練領導人備忘錄 ─ 地區領導人必須確知〝有效能扶輪社規劃指南〞是如何被彙整在地區內使用。 ─ 在定稿後的〝有效能扶輪社規劃指南〞繳交地區之後，該規劃指南仍應被視為一份有彈性的工作文件。 ─ 在後續的扶輪社訪問時，請同時使用規劃指南與扶輪社訪問備忘錄Memo of Club Visit來追蹤各扶輪社的進展。 ─ 稍後會在本會議內討論扶輪社訪問備忘錄。
訓練領導人備忘錄 ─ 下列的問題主要是為引起針對每個關鍵目標設定的簡短討論。請將每個問題的討論控制在5分鐘以內。
一個扶輪社在研發一個年度社員的計劃時應考慮到什麼樣的問題？ What questions should a club consider when developing a membership plan for the year?
回答樣本 ─ 扶輪社是否有一個可行的吸收社員計劃？ ─ 如何鼓勵社員參與社員吸收計劃？ ─ 如何訓練新社員進入扶輪及該社？ ─ 該扶輪社如何尋找有潛力的社員候選人？ ─ 該扶輪社如何讓準社員知道社員的好處，社員的責任及服務扶輪的機會？ ─ 該扶輪社應如何確知候選人是在出自於個人的興趣及原因來加入扶輪社的？ ─ 該扶輪社應如何確定新社員是採用有意義、有尊嚴的儀式入社的？
應如何衡量扶輪社是否可以確保社員們是積極的參與各項扶輪社活動？ What measures can the club take to ensure that members remain enthusiastic and engaged in club activities?
回答樣本 ─ 將社員們分發到有興趣的委員會以維持他們的活動力。 ─ 將社內的持續性教育訓練列為第一要件並引導社員參加社際會議及地區會議。 ─ 利用社員問卷調查找出社員重視的活動並讓社員參與這些他們有興趣的活動。
扶輪社應如何規劃成功的服務計劃？ How can the club plan successful service projects?
回答樣本 ─ 設定定義明確、實際的目標。 ─ 鼓勵社員及社區廣泛的參與。 ─ 對社區成員的真正需求去做評估。 ─ 檢視以往的計劃經驗，利用學習到的經驗來執行未來計劃。
扶輪社應如何鼓勵對扶輪基金會提高財務上的捐贈？ How can clubs encourage increased financial contributions to The Rotary Foundation?
回答樣本 ─ 明示扶輪社財務捐贈與扶輪基金計劃的實際結果之間的關連性。 ─ 表彰支持扶輪基金會的扶輪社員。請他們說明為什麼他們覺得支持扶輪基金會是很重要的。 ─ 找出未曾捐贈的社員並鼓勵他們去捐贈。
什麼是關鍵的扶輪社行政管理活動？ What are key club administrative activities?
回答樣本 ─ 應向地區及國際扶輪繳交報告 ─ 出席率 ─ 維持扶輪社財務記錄的 ─ 每週例會
Ñ重點 □ 一個有行政效率的扶輪社可以在扶輪社活動及社區服務上投入更多時間、精力及創造力。 □ 與扶輪社配合時，提醒社員及扶輪社領導人思考扶輪社的行政管理架構會如何協助或阻礙目標的達成。
扶輪社層級成功的財務管理關鍵因素是什麼？ What are key factors for successful financial stewardship at the club level?
回答樣本 ─ 訂定透明、合理的基金收支作業步驟。 ─ 設定年度預算 ─ 每年兩次公佈財務報表
一個扶輪社如何鼓勵改進出席率？ How can a club encourage improved attendance?
回答樣本 ─ 每週舉行相關、有趣的扶輪社例會。 ─ 發展出一套社內的支援系統來鼓勵、監督出席率。 ─ 強調定期出席對新社員及他們的輔導員Mentor的重要性。 ─ 鼓勵缺席社員到別的扶輪社補出席。
Ñ重點 □ 出席率是一個衡量扶輪社是否健全的指標。出席率的降低往往意味著有相當嚴重的問題應被找出討論並盡速改進。
你如何與貴分區內的扶輪社合作以確保扶輪社是在執行應盡的行政管理職責？ How can you work with the club in your area to ensure that clubs are complying with their administrative duties?
回答樣本 ─ 在PETS及地區講習會中評估下屆扶輪社社長及職員對扶輪知識認知的程度。密切指導沒經驗及缺乏扶輪知識的扶輪社社長。 ─ 定期與扶輪社秘書聯繫，以利了解出席狀況及社員變動的情況。 ─ 提醒扶輪社社長一定要在期限內提交報告。 ─ 定期與新扶輪社及其他需要特別注意的扶輪社保持聯繫。 ─ 與扶輪社社長及秘書們保持聯繫，以確保他們擁有、且知道如何運用關鍵的資源來促進扶輪社行政管理效率。 ─ 在你定期訪問扶輪社時，盡量向不同層面的社員詢問他們對扶輪社行政作業的感想。 ─ 與扶輪社分享〝最佳方法〞的案例。 ─ 配合扶輪社領導人，以確保該社有設立一套健全的財務計劃且沒有超出預算。
Ñ重點 ? 以扶輪社行政管理來說，助理總監是扮演著〝管理顧問〞一職 ─ 分析現有的扶輪社運作模式及分享應如何有建設性的、有條理的運作資訊。
你如何與一個扶輪社一起工作來確保它的組織架構可以支持扶輪社的目標？ How can you work with a club to ensure that its structure supports club goals?
回答樣本 ─ 扶輪社應將其委員會架構調整成更配合它的功能性需求。 ─ 委員會有重複相同責任的應加以合併。 ─ 扶輪社應該要設立新的委員會來執行那些尚未被包含在其他扶輪社領導人或委員會功能和活動中不足的功能。
Ñ重點 □ 扶輪社可以套用國際扶輪理事會所推薦的扶輪社委員會組織，以利符合該社的需求。 □ 如果需要，扶輪社社可以制定施行細則來配合實際的組織架構。
摘要 協助扶輪社達成目標 Helping Clubs Achieve Goals（30分鐘）____ 至 ______
扶輪社必須克服一般的挑戰有哪些？ What are some common challenges clubs must overcome?
訓練領導人備忘錄 ─ 在白板的正中央劃一條垂直的分割線。左邊上方寫上〝挑戰〞，右邊上方則為〝解決方案〞。 ─ 在左邊的〝挑戰〞下面寫下參與者說出的答案。
回答樣本 ─ 沒有組織能力及或無經驗的扶輪社領導方式 ─ 缺乏國際扶輪及地區資源的資訊 ─ 劣質的扶輪社行政管理會影響到其他的扶輪社功能性作業例如服務計劃及扶輪社財務等 ─ 地區會議參與度不夠 ─ 不積極的社員 ─ 了無生氣的服務計劃
你如何協助扶輪社解決一些這些問題？ How can you help clubs address some of these issues?
訓練領導人備忘錄 ─ 鼓勵參與者提出針對解決上述問題方案。 ─ 在白板右邊的〝解決方案〞下面寫下參與者說出的答案。
回答樣本 ─ 與扶輪社社長及相關的扶輪社委員會一起合作改進扶輪社社刊。 ─ 協助扶輪社領導人設定目標及可行的策略來達成它們。 ─ 分享其他扶輪社成功的經驗與方法。 ─ 增加扶輪社間的互動及對一般的挑戰的討論。
你可以如何協助扶輪社？ In what ways can you support the club?
Ñ重點 □ 定期訪問扶輪社。 □ 讓扶輪社領導人及社員隨時可以與你聯絡。 □ 透過定期的信件、電話或電子郵件的聯絡方式來維持對扶輪社事務的參與度。 □ 讓扶輪社領導人有機會回嚮他們對你協助他們的扶輪社事務的看法。
訓練領導人備忘錄 ─ 如果有再度擔任助理總監在現場的話，可以考慮詢問他們對支持有效能扶輪社時的溝通聯繫的角色他們的看法。
定期的訪問扶輪社對扶輪社的效率有何幫助？ How do regular club visits contribute to the effectiveness of clubs?？
Ñ重點 □ 它們讓你藉此機會提供有關國際扶輪及地區資源的訊息給各扶輪社。 □ 它們可協助你追蹤目標達成的進度及建議各扶輪社去修正為達成目標所設定的策略。 □ 它們讓你能收集到有關出席率、社員數、服務計劃、扶輪基金會參與度及捐獻等資料。 □ 它們讓你與扶輪社領導人一起排定一個公式訪問的行程。
何謂扶輪社訪問備忘錄？ What is the Memo of Club Visit?
Ñ重點 □ 扶輪社訪問備忘錄是一個讓地區領導人評估扶輪社效率的工具。同時，亦是需提交到地區及國際扶輪作為扶輪社年度進度報告的正式記錄。 □ 有如〝有效能扶輪社規劃指南〞，是一個大部分以〝有效能扶輪社的四個要素〞為基礎的組織架構，可以協助助理總監評估下列各項扶輪社的進度： ─ 社員增減趨勢； ─ 服務計劃的參與度； ─ 年度計劃基金捐獻及對扶輪基金會的支持； ─ 地區會議的出席率；及 ─ 出席率 □ 它可於每一次扶輪社訪問用來評估一個扶輪社目標達成的進度。 □ 它能協助助理總監找出支援扶輪社的最佳方法。 □ 最後定稿的扶輪社訪問備忘錄應被用來鼓勵一個扶輪社遵循或調整先前（填在有效能扶輪社規劃指南內）為達成目標所設定的策略。 □ 扶輪社訪問備忘錄，按照訪問扶輪社的累計次數，應在5月15日以前繳交至地區總監。 □ 參考往年的扶輪社訪問備忘錄及其他記錄應當是有好處的。檢視這些記錄還可能可以找到持續影響達成目標該扶輪社執行及進度該關心的地方。
訓練領導人備忘錄 ─ 因扶輪社訪問備忘錄是在扶輪2001-02年開始引進，如欲參考往年扶輪社訪問記錄的助理總監應參考公式訪問備忘錄the Memo of Official Visit的地區檔案記錄或與地區總監商討。
?參閱講義2-B 扶輪社訪問備忘錄Memo of Club Visit
你應與誰分享從扶輪社記錄中所收集到的資訊？ With whom should you share the information you have gathered from club records?
Ñ重點 □ 與地區總監及適當的委員會主委分享資訊與相關事項。如此會讓地區領導更有效率的運用它的努力與資源。 □ 與接任的扶輪社及地區職員分享重要的資訊（特別是接你的助理總監），以便能更加持續面對現行的挑戰。
哪些扶輪社你應特別注意？ Which clubs merit your “special attention”?
Ñ重點 « 20位或低於此社員人數的扶輪社。 « 每半年的出席率未達70%以上的扶輪社。
Ñ重點 □ 最低標準政策是被設計去促進正在掙扎的扶輪社之間強化、合作努力，以及讓有經驗的扶輪社員，可提供實質的導引和支持。 □ 最低標準，評估一個扶輪社是否有達到運作條件的基準為： ─ 對國際扶輪繳交社員每名分擔金Per Capita Dues； ─ 正常舉行例會； ─ 確認社員訂閱英文扶輪月刊The Rotarian或其他核准的區域刊物； ─ 執行以本地社區與其他國家的社區所提出需求之服務計劃； ─ 接受總監、助理總監或其他國際扶輪職員的訪問﹔ ─ 維持一個扶輪社在其所在地理區域適當的責任險﹔或在半期報告Semiannual Reports時，一起支付的強制責任險（僅適用於美國）。 □ 大多數來自扶輪社訪問備忘錄Memo of Club Visit的資料可用來決定一個扶輪社是否達到最低標準；其他資訊則來自不同的國際扶輪資料記錄。
訓練領導人備忘錄 ─ 最低標準的政策在第四次會議─〝解決問題〞Problem Solving當中會更廣泛的仔細討論。
摘要 致力於扶輪社挑戰─公式訪問的角色 Addressing Club Challenges─The Role of The Official Visit（15分鐘）____ 至 ______ 〝扶輪社訪問〞與〝公式訪問〞有何不同？ What is the difference between a “club visit” and an “official visit”?
Ñ重點 □ 扶輪社訪問應由助理總監來執行，每年不得少於四次。應注意的重點有下列： ─ 評定一個扶輪社對其目標的進展； ─ 評估一個扶輪社的各項策略的效率； ─ 針對挑戰該社問題建議實用解決方案；及 □ 公式訪問應由地區總監來執行，每年不得少於一次。這是總監最重要的任務之一。公式訪問時總監應該要： ─ 激發扶輪社社員參與服務計劃； ─ 專注於重要的扶輪議題； ─ 對較衰弱和瀕臨危機的扶輪社表達更深切的關注；及 ─ 親自表彰傑出的扶輪社計劃和個別扶輪社員的貢獻。
你在協助總監準備公式訪問時應扮演什麼樣的角色？ What is your role in helping the governor prepare for the Official Visit?
回答樣本 ─ 提供總監每個扶輪社詳細的、最新的社員人數統計，服務計劃和扶輪基金活動的參與及出席率的相關資料。 ─ 提供總監每次訪問的行程表
Ñ重點 □ 公式訪問應安排在對一個扶輪社最好的時機。 □ 新扶輪社和需特別關切的扶輪社應儘量安排扶輪年度之初就去訪問。 □ 行程應依地理位置和之間交通來做最有效的安排 □ 如果可能的話，可以考慮舉辦一種〝多扶輪社公式訪問〞Multi-Club Official Visit。
你在協助扶輪社準備〝公式訪問〞時應扮演什麼樣的角色？ What is your role in helping clubs prepare for the Official Visit?
回答樣本 ─ 協助扶輪社設定訪問行程表。 ─ 在當地媒體宣傳該次公式訪問。 ─ 替總監協助協調在你分區內的招待安排及交通。 ─ 協助在扶輪社內去宣導公式訪問
訓練領導人備忘錄 - 回答參與者可能有的任何問題。 - 感謝所有的參與者。
休會
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