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國際人道服務計劃 配合獎助金申請三要素 扶輪基金會的配合獎助金辦事員經常接到扶輪社員詢問「如何申請配合獎助金，從哪裡著手？」的電話。對許多人來講，申請程序似乎困難重重，但其實如果好好規劃，也可能非常容易，就像下面步驟1-2-3。 1.) 尋找計劃夥伴並發展出一個計劃。 當有來電詢問時，辦事員一般的回答是：「您的世界社會服務活動有沒有夥伴，您已經確定要做什麼計劃了嗎？」配合獎助金計劃有兩個不可或缺的要素：〝溝通〞及〝規劃〞。因為配合獎助金是國際服務計劃（世界社會服務）的經費來源之一，扶輪社及扶輪地區開始「填寫」配合獎助金申請表之前，必須先建立紮實的夥伴關係，以及做好計劃規劃。 如何尋找計劃夥伴呢？由於良好的夥伴關係是建立在個人關係之上，那麼是不是可以與最近的團體研究交換計劃（GSE）夥伴地區（及該地區的扶輪社）合作呢？地區內經常出國的扶輪社社員有沒有與在國外碰到的扶輪社員建立友誼呢？或者考慮參加計劃展。這些都可以提供絕佳的機會來發展夥伴關係，並建立互信。不斷的溝通是很重要的一件事。您得和一個能回答您的詢問並對計劃保持興趣的扶輪社建立夥伴關係。無論夥伴關係是如何發展出來的，配合獎助金計劃需要計劃贊助社的積極參與，包括地主（當地）的及國際的贊助社，後者的角色比較傾向提供計劃經費。 所有的計劃都應該滿足社區已被發現的需求。扶輪社員通常是最積極的公民，知道哪裡有需求，有哪些需求。當扶輪社員考慮要做什麼計劃時，要記得想要投入多大的規模(包括多少義工參與及經費)。此外，您也要考慮到扶輪社社員有哪些技術及經驗。例如，如果社內有醫生的話，是否可研究看看提供醫療器材及服務的可能性？ 在開始著手填寫配合獎助金申請表之前，必須先列出計劃預算。需要哪些設備及物品？有哪些相關的費用？一份好的預算應該依據報價及預估來編列。建立預算之後，您或許會發現應該擴大或縮小計劃規模。 2.) 做好文書工作 是不是現在就可以開始寫申請表呢？是的！配合獎助金申請表目前是4頁，可以從扶輪網站的國際下載中心下載。如果大部份的規劃都做好，很容易就可以回答表上的11個問題。別忘了取得貴社社長及/或地區總監適當的授權。如果地區願提供地區指定用途基金（DDF）的話，現任的總監必須授權動用此項經費。 l 以下幾點提示應該有助於避免申請案件延誤：
計劃贊助社應檢視配合獎助金標準（請到網站查詢，或參考配合獎助金指南）。下列費用不合規定：行政管理費用、國際旅行、薪資、或者營建支出。延誤通常發生於辦事員必須寫信提醒扶輪社注意獎助金申請標準及要求修改預算。
如果計劃有做好規劃，這些資料應該在預算編列時可以取得，請影印之後附在申請表上，然後再連同申請表寄到扶輪基金會。
地區總監及/或扶輪社社長必須依照申請表指示，在申請表上簽名。此外，現任地區總監必須授權使用分享制度地區指定用途基金SHARE（DDF）經費。
配合獎助金準則Guide to Matching Grants（144）及扶輪基金會人道獎助金申請準則A Guide to Applying for Rotary Foundation Humanitarian Grants（125） 3.) 錢從何處來？ 一旦配合獎助金獲得通過，贊助社將會收到正式通知函，其中會列出獎助金支付條件。由於基金會不提供經費給已完成或已在進行中的計劃，因此在收到此一通知之前計劃不得開始進行。 在基金會授權支付獎助金之前，計劃贊助社必須在獎助金同意書簽名並將它寄回，並履行贊助社的捐獻義務。獎助金通過時所提供的文件詳細解釋了如何繳交捐獻。一旦基金會收到簽名的同意書，並確定捐獻已履行，就會授權付款。可是，在付款之前，基金會需要知道獎助金要寄到何處。請提貨精確的受款人或電匯資訊。如果付款說明非100%精確，結果就是辦事員必須浪費無數小時追蹤付款下落，取消它，然後再要求提供修正的付款說明。 真的就像1-2-3-那麼容易！一旦計劃完成，務必要繳交結算報告給基金會，如此可以避免您未來的計劃因為過去有缺繳報告的紀錄而被擱置。 如果您有任何問題或意見，請直接寄給：grantsm@rotaryintl.org 請上網查閱世界社會服務計劃 交換網站：http..//www.frankdevlyn.org/wcs 扶輪基金會十分重視扶輪社員在必須提供的扶輪基金會獎助金結算報告中所表示的意見。基金會已經透過辦事員以電話及結算報告的意見欄，瞭解扶輪社員的意見與建議。 扶輪基金會保管委員會在2000年4月的會議中，對尚未完成結算報告的配合獎助金總金額超過1,200萬美元一事，表達關心。在評估此情況後，委員會決定為此計劃訂定「作業流程」，以建立有組織的系統，方便扶輪社/地區與基金會辦事員得以規劃世界社會服務計劃，處理配合獎助金的申請、撥款，與實施計劃，以及提出獎助金結算報告。因此，此後配合獎助金與幫助獎助金將採行以下作業流程，自2000年7月1日開始生效。這份流程應可協助扶輪社與地區適當規劃、實施，與報告其世界社會服務計劃與配合獎助金計劃。 如有任何疑問或意見，歡迎以電子郵件傳送至 MatchingGrants@RotaryIntl.ORG。
配合獎助金與幫助獎助金作業流程
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