執行你的計劃

Implementing Your Project

在獎助金申請經保管委員會正式核准並且你已收到了來自扶輪基金會的獎助金款項之後，你的工作即可以展開。然而在執行你的計劃時，請切記以下：

該兩個計劃委員會之間必須經常保持彼此的聯繫。

The two project committees should maintain frequent contact with each other.

請務必儘量利用電話、傳真、電子郵件（如果可能的話）來與你的國際夥伴保持聯繫。

確認扶輪標誌豎立於計劃地點。

Make sure there is Rotarian identification at the project site.

扶輪基金會鼓勵大家使用國際扶輪齒輪的標誌以及扶輪基金會標誌陳列於該計劃之設施上。視覺扶輪標誌很重要，因為它會通知社區一些扶輪的活動。

保持詳細財務支出記錄。

Keep careful financial records of all expenditures.

務必使用一般公認的會計做法來記錄你的計劃帳簿。請切，你必須記將一份該計劃之完整財務報表附於結案報告書中一併呈予扶輪基金會。

針對所有扶輪基金獎助金接受者，包括接受配合獎助金之扶輪社／扶輪地區，扶輪基金保管委員會最近採行以下的政策。獎助金接受者及與該計劃相關之其他單位應：

視來自扶輪基金會獎助金基金為一種奉獻的信託，並時時保持其免於虧損、亂用、逸出，同時應僅只能使用於經過嚴謹明示之用途上；
在針對防止扶輪基金會之資金被不當使用，甚至是其外觀上來說，都應付予高度之注意，而該外觀可能是扶輪社員或一般大眾的觀點。此項付出注意之用心程度，甚且應高過對一般私人或公司資金之使用；
保證能管理並且要以清楚的責任歸屬來監督該計劃；
以至少合於標準商業準則之方式來執行所有相關之財務交易及計劃活動並且要永遠與〝職業宣言〞Declaration of Rotarians in Businesses and Professions相一致而且完全以四大考驗The 4-Way Test的精神而為之；
立即向扶輪基金會報告任何獎助金相關活動之違規處；
依委員會對獎助金核准之方向執行該計劃，任何與原核准計劃內容有偏差或計劃執行之改變，皆應經扶輪基金會書面核准後方得為之；
依據現行保管委員會之政策及準則，來準備獨立的財務及執行成效覆審/或稽核；
以適時的並詳細的方式來回報有關計劃及財務活動情形；
設立一個至少兩位簽名人的獨立計劃帳戶。

維持正常的帳目報告書

保管所有收據及發票至少三年。財務報告書必須在該計劃結束兩個月內向扶輪基金會提出。

為配合獎助金購買器材的管理要設立一種盤點清單制度Inventory System。

計劃執行之拍照記錄

Take photographs of your project.

扶輪基金會會要求你要提供該計劃影像記錄。這些照片經常會由國際扶輪公關部門及扶輪基金會以公關及宣傳之目的而刊登於英文扶輪月刊THE ROTARIAN雜誌或是扶輪世界Rotary World報紙上。最好的照片包含了活動進行中的扶輪社員以及計劃受益人等。

每六個月必須向扶輪基金會繳交一份期中報告。

Submit an interim report to Foundation every six months.

這份報告必須包括一份最新的簡短之財務摘要書，以及計劃完成日之最新預測。

計劃完成後二個月內繳交一份結案報告。

Submit a final report two months after the project’s completion.

這份報告應包括：

保留所有計劃支付的收據。

Save all receipts of the project’s expenses.

計劃完成後必須保留至少三年，以供爾後可能之稽核所需。