助理總監需知

角色與責任

□  助理總監的職責

□  關鍵關係

與扶輪社的合作

□  目標設定

□  目標設定工作表

□  對扶輪社的支持

□  使用扶輪社訪問備忘錄

□  公式訪問

    附錄

1.有效能扶輪社規劃指南(pdf檔)

2.地區訓練會議(pdf檔)

3.扶輪社訪問備忘錄(pdf檔)

資源

□ 地區層級資源

□ 扶輪社層級之資源

□ 社區資源

□ 國際扶輪的資源

附錄

總監的職務敘述/角色(pdf檔)

公式訪問

The Official Visit

身為助理總監的責任之一就是為你所指派的扶輪社排定總監公式訪問的行程。公式訪問，是總監最要的功能之一，也是年度當中一個扶輪社最重要活動之一。

扶輪社訪問對公式訪問

Club Visits versus Official Visits

扶輪社訪問中，助理總監要

─ 評定一個扶輪社對其目標的進展；

─ 評估一個扶輪社的各項策略的效率；

─ 針對挑戰扶輪社議題建議實用解決方案；及

─ 利用扶輪社訪問備忘錄Memo of Club Visit

公式訪問當中，總監

─  激發扶輪社社員參與扶輪社和地區活動及服務計劃；

─  專注於國際扶輪之年度主題和重要扶輪議題；

─  對較衰弱和瀕臨危機的扶輪社表達更深切的注意；及

─  表彰傑出的扶輪社計劃和個別扶輪社員的工作。

地區總監會對弱勢和瀕臨危機的扶輪社表達特別關切—提供他們指導，和他們共同工作（與其他地區領導人）尋求解決方案來克服他們的困難。你應協助總監：

n  提供即時詳細的社員統計資料，服務計劃狀況，扶輪基金計劃的參與及財務奉獻，和每一扶輪社的出席率；

n  與總監商討有關每一扶輪社之特殊狀況、成功案例和挑戰；及

n  提供總監一種有關每次訪問之議程（和扶輪社一起研討）。

在協助總監到你分區的訪問，協調任何可能需要的食宿和/或交通工具是會有所助益的。如總監有一位眷屬隨行，與扶輪社一起視需要增加供應準備。

協助公式訪問

Facilitating Official Visits

協助安排公式訪問你必須和扶輪社及總監取得密切連繫。當與地區總監和扶輪社領導人去安排公式訪問時，以下是一些重要事項你應加以注意。

n  公式訪問應安排在對一個扶輪社最好的時機。可能安排與重要扶輪社活動同時舉行如

—授證之夜；

—入社儀式；

—新社員訓練計劃；

—基金會活動；

—表彰或頒獎；

—埠際會議。

n  新扶輪社和需特別關切的扶輪社應儘量安排扶輪年度之初去訪問。

n  行程應依地理位置和之間交通而做最有效的安排

促進公式訪問

 Promoting the Official Visit

公式訪問提供扶輪社廣泛機會學習有關扶輪面臨的議題和扶輪社現有挑戰可能的解決方案。鼓勵扶輪社去促進公式訪問去確保扶輪社社員會儘可能參與：

n  在每週的扶輪社例會上宣佈既將到來的訪問；

n  在社刊上刊登有關訪問之提醒物；

n  要求扶輪社社員事先安排時間以便在訪問當日出席；

n  安排接受總監表揚和受獎的社員出席。

此外，鼓勵扶輪社考慮以當地媒體來將總監公式訪問宣揚推廣。

設定一個議程

Setting an Agenda

有關公式訪問設定議程你應提供任何需要的建議。這個議程應提供討論一種多元化議題及挑戰為基礎，那會根據總監的知識和經驗而受惠。建立一種適宜的議程，去鼓勵扶輪社領導人：

n  檢討對關於置於有效能扶輪社規劃指南Planning Guide for Effective Clubs內的目標，扶輪社的進展並準備於訪問中討論；

n  準備一張疑問、難題、及關懷表單以便能在訪問中討論。

n  準備有關委員會計劃、活動和成果的演說。