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選擇時間與地點 Selecting the Time and Place 選擇會議時間與地點是當務之急，也許是最重要的。通常總監/總監當選人會指定會議場地委員會Meeting Site Committee以確保地點之適當性，以及其相關服務及設備之可用性。你也會被邀請總攬該委員會的工作或參與為其中的一員。請考慮下述各點有關選擇會議時機與地點之資訊：
會議時間Meeting Time 下列乃國際扶輪理事會建議各社和地區訓練會議時間表的概論。如前所述，每一成功的會議最終是在於一個整合訓練策略integrated training strategy。
當然，各會議之時間仍得視各項條件之成熟情況，如會議地點之有無空缺以及參與者之時間等。
地點Location 對於準備一個訓練會議首要責任之一是決定會議場地。這點也關係到隨之而來的各項選擇及服務提供之有無，以及相關餐飲和設備如何選定。在眾多考量中，地點的選擇尤應注重以下各點：
n 便於前往Ease of access 選擇一個場所必須符合絕大多數參與者之便利，最好是市區中央地點或是靠近一個主要汽車路線、機場、或車站。
n 設備Facilities 在受到參加人員可能影響您會場各項選擇的同時，以下各項設備應先確認能提供，尤其是在大型會議如PETS以及地區講習會： ─ 大會堂或大型會議空間（全體會議Plenary Sessions）。 ─ 分組討論Group Discussion的房間。 ─ 註冊、各社/地區展示、領導人會議以及支援功能等空間。
n 服務之提供Services offered 必須考慮以下主要服務項目之提供 ─ 會場三餐及休息茶點。 ─ 會場設備（包含麥克風、擴音機、投影機、銀幕、錄放影機及攝影監視器等）。 ─ 會場之商務中心。 會場若無此設備則仍可使用推薦之供應商。當然，服務亦可由場外提供，並偶有折扣。但當尋求另外提供之服務時必須與會場確認外來服務之可行性。假如你選擇外來服務供應商時有些場地會另外再加計租用費。
費用Cost 在預算範圍內執行，至於有任何預算的變動則必須尋求總監/總監當選人的授權。
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