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文件管理技巧 Paper Management Techniques 組織Organization是確保一個會議會成功的關鍵因素。有很多的時間會花在事前的會場準備、參加者的聯絡與登記及那些擔任訓練領導人Training Leaders的準備工作上。當你在籌組一個會議各種不同的方面時，你有可能會要處理相當多的文件。因此，事前最好先發展出一套系統來處理與一個特別會議相關的資料及記錄。 確保參加者能取得每一樣會議所需資料的最好辦法是事先為他們編制好所有的資料。資料可以在會議之前、現場報到時、會議進行中或是在會後來發送。 事先分發資料Distributing Materials in Advance 會前分發資料的好處是使參加者有機會能在會議開始之前先參閱資料並得以有較好的準備來參加會議。然而，壞處則是事先發送資料的費用可能會很高。另外參加者也很有可能會忘了攜帶資料來參加會議。假如你事前分發資料，可以考慮在會場另外多準備些該資料以便提供給那些忘了帶資料的人。 在會議進行中分發資料Distributing Materials during the Meeting 另外一個選擇是在會議中分發資料。特別針對某一個討論活動的資料時這個方式會最適合，例如是一種個案研討Cast Study或是團體練習Group Exercise。在這種情況之下，你可能不想讓參加者做事前的準備。這個方法的缺點是參加者沒有機會在會議之前先去檢視這些資料。然而，你將會有更多的時間來準備資料，並且在會場發送資料也可以省下相當多的費用。另外，在會場分發資料也可以確保所有的參加者都能取得會議所需的資料。 在會後分發資料Distributing Materials After the Meeting 資料也能夠在會議結束之後才分發。這種選擇最適於對那些在會議進行期間所產生的資料。這個選擇最明顯的缺點是在已經舉行過的訓練後才收到資料是最不可能被拿來複習的。 無論你決定在會前、在會場或是在會後才來分發資料，必須極力建議的是要將資料做有系統的整理，好讓參加者能夠很容易的找到所要參考的資訊。由於講義與資料可以依主題來加以分類，因此活頁資料對訓練會來說是相當好的方式。活頁資料也能讓使用者能適時的來增加或移除資料。 在為參加者準備資料時，必須要 n 包含由國際扶輪取得的相關刊物與表單； n 包含重要的地區資訊，像是地區名錄和聯絡名單； n 試著讓領導人所製作的文件維持一致的格式； n 如果可能或者合適的話，透過電子化的方式來分發資料，可以使用電子郵件e-mail或發表在參加者隨時都能取得的地區網頁district Web site上。 n 將活頁資料、影印及標牌的費用都要考慮進去；和 n 考慮準備影印、校對及編排文件所需的時間。 |
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